„Einfach einschalten und loslegen“? Leider nein.
Viele Unternehmen denken beim Thema Microsoft 365 Copilot:
„Wir schalten das Ding frei, zeigen ein paar Folien und dann läuft das schon.“
Doch genau das ist der Grund, warum Projekte immer wieder scheitern oder weit hinter ihren Möglichkeiten bleiben. Die Menschen im Unternehmen werden nicht abgeholt und mitgenommen. Es gibt keine strukturiere KI Schulung.
Denn: KI ist kein Tool, das man einfach nur bedienen muss.
KI ist ein neues Arbeiten. Und das will gelernt sein.
Denn zu oft beobachten wir Unternehmen, die genau dies falsch machen.
Es wird entschieden in die “doch nicht ganz günstigen Lizenzen” zu investieren und dann wird am Schulungsbudget gespart.
Die ehrliche Meinung zu Beginn:
Dann lieber am Anfang ein paar weniger Lizenzen kaufen und Schulungsbudget mit einplanen, als den größten Fehler zu machen, den man bei “Digitalisierungsprojekten” (und dazu gehören auch KI-Projekte) überhaupt machen kann:
Den Faktor Mensch außen vor lassen und darauf hoffen, dass alle schon verstehen, wie es funktioniert.
So wird sich die Copilot-Einführung nur langsam rentieren.
Warum muss der Umgang mit dem Microsoft 365 Copilot also geschult werden und wie geht man dabei richtig vor? Das beantworten wir im Folgenden:
Warum der Umgang mit Microsoft 365 Copilot geschult werden muss
1. Weil Copilot kein Autopilot ist und dies auch nicht werden soll
Copilot ist ihr persönlicher KI-Assistent und stellt keinen Ersatz für Ihre Arbeitsleistung dar. Er vereinfacht diese jedoch massiv, indem er mit Ihnen denkt und die Suche, Aufbereitung und Verarbeitung von Informationen deutlich beschleunigt.
Und genau deshalb müssen Sie lernen, wie Sie mit ihm kommunizieren, wie Sie Prompts formulieren, wie Sie Ergebnisse bewerten und wie Sie ihn in Ihre Arbeitsprozesse integrieren bzw. wie Sie Anwendungsfälle für Ihren Alltag und für Ihr Unternehmen finden.
2. Weil jede Rolle im Unternehmen andere Herausforderungen hat
Ein Vertriebsmitarbeiter braucht andere Copilot-Funktionen als jemand aus dem Controlling.
Ein Geschäftsführer nutzt Copilot anders als ein Projektleiter.
Standard KI Schulungen und einmalige Workshops helfen da wenig.
Was es braucht, sind rollenbasierte, praxisnahe Trainings, die Ihnen schnell die richtigen Grundlagen vermitteln und anschließend darauf ausgerichtet sind den Arbeitsalltag der jeweiligen Zielgruppe zu erleichtern.
Das ist selten in einmaligen Workshops möglich, sondern erfordert einen längerfristigen und auf nachhaltigen Wisssenstransfer ausgelegten Begleitprozess.
3. Weil falsche Erwartungen frustrieren
Viele Nutzer erwarten von Copilot „magische“ Ergebnisse und sind enttäuscht, wenn das nicht sofort klappt.
Dabei liegt das Problem oft nicht an der Technik, sondern an der falschen Nutzung.
Eine gute KI Schulung klärt auf:
- Was kann Copilot – und was nicht?
- Wie formuliere ich gute Prompts?
- Wie erkenne ich, ob ein Ergebnis brauchbar ist?
- Welchen Copiloten nutze ich für was?
- Welche Möglichkeiten habe ich überhaupt?
- Und wie schaffe ich es in kurzer Zeit Routinen in der Arbeit mit KI und Copilot aufzubauen?
Wie schult man Microsoft 365 Copilot richtig?
1. KI Schulung ≠ Vortrag
Einmalige Workshop, Webinare, Vorträge oder lose verteilte PowerPoint-Folien bringen wenig.
Was es braucht, ist kontinuierliches Lernen im Arbeitsalltag, mit Einem strukturierten Lernprozess, Herausforderungen aus Ihrem Arbeitsalltag, die es zu lösen gilt, der Möglichkeit regelmäßig Fragen an Experten zu stellen und von echten Lösungen auf Basis von Praxiswissen zu profitieren.
Deshalb setzen wir bei digitalhoch4 auf ein 8-wöchiges Begleitprogramm, welches genau das ermöglicht.
Mehr Informationen zum „Von Null auf Copilot“ – Programm
2. Lernen durch Anleitung, Ausprobieren und konstantes Optimieren
Die besten Lernerfolge entstehen, wenn Mitarbeitende Copilot direkt in ihrem Arbeitskontext einsetzen und dabei begleitet werden.
Deshalb bieten wir:
- Expertensprechstunden 2x pro Woche, in denen konkrete Fragen beantwortet werden
- Prompt-Vorlagen für typische Aufgaben
- Klick-für-Klick-Anleitungen für alle Microsoft 365 Anwendungen in die Copilot integriert ist.
- Praxisrelevante Szenarien zur Copilot Nutzung für verschiedene Branchen und Rollen
- Schnelle Unterstützung bei der Lösung Ihrer Herausforderungen
- Dauerhaften Zugang und kontinuierliche Updates zu unserem “Wissensschatz” (auch nach der Zusammenarbeit)
3. Kontinuierlich dran bleiben durch Zugang zu dauerhaft verfügbarem Lernmaterial
Technologie entwickelt sich weiter und Copilot natürlich auch. Und zwar schneller, als wir es verarbeiten und anwenden können.
Deshalb reicht es nicht, einmal zu schulen. Es braucht dauerhaften Zugang zu aktuellem Lernmaterial.
Unser Copilot-Online-Training umfasst:
- Über 10 Stunden Videomaterial
- Regelmäßige Updates zu Änderungen, wichtigen Neuerungen & Co.
- Prompt-Vorlagen & relevante Use Cases für verschiedene Branchen, Rollen und Unternehmensgrößen
Weiterführende Informationen zu dem Thema „Künstliche Intelligenz“ bei digitalhoch4 finden Sie hier.
Die Häufigsten Fehler bei der KI Schulung – und wie Sie sie vermeiden
| Typische Fehler | Warum ist das problematisch? | Wie es besser geht: |
| Einmalige Schulung / Workshop oder Vortrag | Wissen versandet | Kontinuierliche Begleitung über einen Zeitraum von mindestens 8 Wochen |
| Kein Praxisbezug | Geringe Relevanz für Beteiligte, ROI bleibt aus. | Beispielsszenarien aus der Praxis ermöglichen schnellen Transfer auf den eigenen Arbeitsalltag |
| Reine Grundlagenschulungen zu Datenschutz, “Umgang mit KI-Allgemein” und “Copilot-Basics” | Überforderung oder Unterforderung, Niemand profitiert richtig | Übersichtliche Grundlagenschulung zu Beginn, mit schnellem Einstieg in Anwendungsfälle aus Ihrem Unternehmen, um Quick-Wins zu identifizieren |
| Keine Begleitung im Alltag / keine Möglichkeit für Fragen | Fragen bleiben offen | Expertensprechstunden & Support ermöglichen Lösung der Herausforderungen und ermöglichen hohen ROI |
| Nur IT wird geschult | Fachbereiche in denen die eigentliche Wertschöpfung erfolgt bleiben außen vor | Pilotgruppen aus verschiedenen Bereichen: Geschäftsführung, IT, Marketing, Vertrieb, Sachbearbeitung, Personalwesen etc., um möglichst viele Anwendungsfälle im Unternehmen zu erarbeiten und erste Resultate zu erzielen. |
Fazit: Wer Copilot richtig schult, spart nicht nur Zeit sondern gewinnt auch an echter Effizienz
Microsoft 365 Copilot ist ein mächtiges Werkzeug aber nur, wenn ihn richtig einsetzen kann.
Und das bedeutet: KI Schulung ist kein Add-on, sondern ein Muss.
- Schulung sorgt für Akzeptanz
- Schulung schafft Sicherheit
- Schulung bringt messbare Ergebnisse
Wenn Sie möchten, dass Ihre Mitarbeitenden nicht nur „Copilot haben“, sondern Copilot wirklich nutzen, dann profitieren Sie von einem praxiserprobten KI Schulungskonzept!
Lassen Sie uns dazu gerne sprechen:
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