Kann Copilot meine Aufgaben übernehmen?
Montagmorgen, 8:15 Uhr. Der Kalender ist voll, das E-Mail-Postfach quillt über, und die Präsentation für das anstehende Teammeeting ist noch nicht fertig. Da kommt die Frage auf: „Kann eine KI das nicht einfach alles für mich erledigen?“
Die Antwort: Ja, das kann eine KI. Konkret in Form des Microsoft 365 Copilot.
Doch bevor wir zum „ABER“ übergehen, noch eins vorweg:
Wir haben seit Anfang 2024, also seitdem es Copilot für KMU (Klein- und Mittelständische Unternehmen) gibt, über 100 Unternehmen bei der Einführung von Copilot begleitet. Diese haben in der Regel in einem Zeitraum von 4 bis 8 Wochen von einer Zeitersparnis von 30-90 Minuten pro Person (die Copilot nutzt) und den damit einhergehenden Effizienzgewinnen profitiert. Um diese Ergebnisse möglich zu machen gibt es eine Art Erfolgsrezept – aber dazu später mehr.
Kommen wir nun zum „Aber“…
Copilot kann bei verschiedenen Aufgaben unterstützen, übernimmt jedoch nicht alles für Sie und das soll auch nicht so sein. Er dient als 24/7 für Sie verfügbarer KI-Assistent. Also sprichwörtlich ein „Copilot“ und kein „Autopilot“, der Ihre gesamte Arbeit für Sie erledigt.
Auch wenn mittlerweile natürlich autonome Agenten und KI-gestützte Automatisierungen in vielen Unternehmen und Geschäftsprozessen Einzug nehmen, wird es immer noch die Notwendigkeit geben, Ihr „Tagesgeschäft“ möglichst effizient zu gestalten. Dafür kommt ihr persönlicher KI-Assistent der Microsoft 365 Copilot zum Einsatz.
Was ist Microsoft 365 Copilot?
Microsoft 365 Copilot ist eine Art KI-gestützter Chatbot, der Sie direkt in Ihren bekannten Microsoft-Anwendungen wie Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Teams und einigen mehr bei Ihrer Arbeit unterstützt. Einen ersten Überblick und wie Copilot Ihnen dabei hilft Ihre Arbeit zu vollrichten stellen wir Ihnen gleich dar. Aber:
Was macht Microsoft 365 Copilot als KI so besonders? Vor allem, wenn ich Copilot mit ChatGPT, Gemini und Co. vergleiche?
Neben einigen weiteren entscheidenden Unterschieden zu anderen bekannten KI-Modellen haben wir hier einmal eine Art „TOP3“ für Sie zusammengestellt:
- Copilot integriert sich nahtlos in Ihre bestehenden Microsoft 365 Anwendungen. Also in die Technologie, die beim Großteil der Unternehmen im Tagesgeschäft ohnehin eingesetzt wird. Um nur ein paar einfache Beispiele zu nennen: Egal, ob Sie eine E-Mail in Outlook schreiben, eine Präsentation in PowerPoint erstellen wollen, oder bspw. ein Microsoft Teams Meeting zusammenfassen wollen, Copilot hilft Ihnen genau dabei ohne, dass Sie die Anwendung wechseln müssen.
- Sie müssen Ihre Daten und Dokumente nicht extra irgendwo hochladen oder vom einen ins andere Programm kopieren. Dadurch, dass der Microsoft 365 Copilot quasi ein „Add-on“ in Ihrer persönlichen Microsoft-Umgebung ist, hat dieser auch dieselben Zugriffsrechte auf Dateien, Dokumente etc. wie Sie selbst. Nur, dass der Copilot dieses Wissen deutlich schneller, als wir Menschen durchsuchen, auswerten und in einem anderen Kontext nutzen kann. Und selbst wenn es einmal Wissen gibt, auf das Sie außerhalb der Microsoft 365 Welt zugreifen müssen (bspw. aus CRM-, ERP- oder anderer Drittanbieter-Software-Systemen), gibt es oftmals Möglichkeiten, wie die Nutzung von Schnittstellen, um auch dieses Wissen zugänglich zu machen.
- Gerade im Vergleich zu anderen KI-Modellen wie ChatGPT oder Gemini spielt der Datenschutz beim Microsoft 365 Copilot eine zentrale Rolle. Da Copilot direkt in Ihre Microsoft 365 Umgebung integriert ist, verbleiben Ihre Daten innerhalb Ihres Unternehmens und unterliegen denselben strengen Sicherheits- und Compliance-Richtlinien wie alle anderen Microsoft-365-Dienste. Externe Datenübertragungen oder die Speicherung sensibler Inhalte auf fremden Servern entfallen, was den Schutz vertraulicher Informationen erheblich verbessert. Dies bietet Unternehmen ein hohes Maß an Kontrolle und Transparenz darüber, wie und wo ihre Daten verarbeitet werden und stellt somit einen entscheidenden Vorteil gegenüber vielen anderen KI-Lösungen am Markt dar.
Was kann der Microsoft 365 Copilot also genau?
Um das auf einer einfachen Ebene deutlich zu machen haben wir Ihnen einmal eine Übersicht je nach Microsoft 365 Anwendung, in die Copilot integriert ist, angefertigt:
| Anwendung | Wie unterstützt Microsoft 365 Copilot? |
| Word | Texte generieren, zusammenfassen, umformulieren, Tabellen erstellen |
| Excel | Daten analysieren, Tabellen filtern und sortieren, Formeln und Auswertungen erstellen, Diagramme erstellen, fortgeschrittene Auswertungen mit Python durchführen |
| PowerPoint | Präsentationen aus Texten und Dokumenten erstellen, Folien optimieren, Präsentationen zusammenfassen – und das alles im eigenen Unternehmensdesign (CI / CD) und mit Unternehmensbildern |
| Outlook | E-Mails schreiben und beantworten, priorisieren, zusammenfassen, Termine planen, Regeln und Abwesenheitsnotizen erstellen |
| Teams | Besprechungen genau nach Ihren Anforderungen protokollieren und zusammenfassen, Aufgaben festhalten |
| Loop | Inhalte zusammenfassen und auf Basis des Kontexts ergänzen, beim Brainstorming unterstützen, Meeting-Notizen automatisch erstellen u.v.m. |
| OneNote | Fasst Notizen automatisch zusammen, schlägt Inhaltsstrukturen vor, erstellt To-do-Listen aus handschriftlichen Notizen, kann Textinhalte aus Screenshots oder Fotos auswerten |
| OneDrive | Generiert Zusammenfassungen, FAQs, Vergleiche zwischen Dateien und hilft bei der schnellen Informationssuche innerhalb gespeicherter Dateien |
| Edge Browser | Fasst Webseiten zusammen, beantwortet Fragen zu Inhalten und unterstützt beim Recherchieren, indem relevante Quellen vorgeschlagen werden |
| Copilot Chat | Beantwortet individuelle Fragen, recherchiert unternehmensinterne Daten und Daten aus dem Internet, bietet kontextabhängige Vorschläge und hilft beim schnellen Informationszugriff |
| Forms | Unterstützt bei der Erstellung von Umfragen, Formularen und Quizzen auf Basis von Texteingaben, Dokumentenuploads etc. |
| Stream | Erstellt Zusammenfassungen von Videos und kann Fragen zu den Inhalten beantworten. |
| Whiteboard | Generiert und sortiert Ideen, erstellt Zusammenfassungen von Brainstormings und ordnet Inhalte thematisch |
| Planner (nur mit extra Planner Lizenz) | Erstellt Projektpläne auf Basis von Dokumenten, Stichpunkten, etc. Erarbeitet eigenständig umfassende Projektdokumentationen bzw. Aufgabenlisten und generiert Projektstatusberichte. |
| Copilot Studio | Dient zur Erstellung von intelligenten Copilot-Agents bspw. für Webseiten, Wissensmanagement, Self-Service und vielem mehr. |
| Power Automate | Hilft bei der Automatisierung von Prozessen und schlägt dazu Automatisierungsabläufe vor. Generiert Workflows aus Textbeschreibungen und unterstützt bei der weiteren Gestaltung von Automatisierungen. |
| Power BI | Analysiert Daten, erstellt Berichte und Visualisierungen. |
| Power Apps | Unterstützt bei der Erstellung von Apps, generiert Beispielinhalte und unterstützt bei der Fehlerbehebung |
Wie Sie sehen, gibt es eine Menge Anwendungen – vielleicht auch einige, die Sie noch nicht kannten – in die der Microsoft 365 Copilot integriert ist und in denen Copilot Ihnen helfen kann Ihre Arbeit zu bewerkstelligen.
Jetzt werden Sie vielleicht sagen:
„Naja, aber was sind denn konkrete Copilot Anwendungsfälle für mein Unternehmen?“
Unsere Erfahrung: Diese ergeben sich oftmals von selbst. Damit kommen wir jedoch zum nächsten „ABER“:
- Viele Menschen und Unternehmen versuchen diese Anwendungsfälle in Eigenregie mit Pilot-Gruppen oder Pilot-Usern zu finden. Doch ganz ehrlich, wenn Sie beim Durchsehen der Liste der Microsoft 365 Anwendungen, in die Copilot integriert ist, festgestellt haben, dass Sie einige der Anwendungen nicht kennen oder nicht ansatzweise nutzen; woher sollen Sie dann wissen, wie Sie Copilot nutzen, um Ihre Geschäftsprozesse und ihr Tagesgeschäft optimal zu vereinfachen.
- Die Technologie entwickelt sich aktuell fast täglich weiter. Woher sollen Sie wissen, was der beste Weg ist, um Ihre Anwendungsfälle mit möglichst wenig Aufwand zu lösen?
- Selbst wenn Sie sicher im Umgang mit anderen KI-Anwendungen sind, werden Sie feststellen, dass Copilot extrem vielseitig einsetzbar und umfangreich ist. Sie werden sich auch fragen, warum einige Dinge, nicht so funktionieren, wie Sie es sich wünschen und daher unter den Möglichkeiten bleiben.
Wie schafft man es also mit Copilot schnell Erfolge zu erzielen, Anwendungsfälle für Ihr Unternehmen zu finden und keine Zeit mit „Probieren“ zu verschwenden?
Damit kommen wir zum Erfolgsrezept.
Das Erfolgsrezept, mit dem wir, die digitalhoch4, seit Anfang 2024 Unternehmen dazu verhelfen 30-90 Minuten Zeitersparnis pro Person pro Tag einzusparen und somit deutlich effizienter zu arbeiten.
Jetzt denken Sie sich vielleicht: „Ein Erfolgsrezept zu haben kann ja jeder behaupten.“
Ja, kann jeder, doch nicht jeder kann das auch mit Referenzen und Erfolgsstorys belegen:
Mit Erfolgsstorys von Kunden, wie bspw. der Firma RAU Consultants – eine Firma aus dem deutschen Klein- und Mittelstand, die wir bereits 2024 „Von Null auf Copilot“ begleitet haben. So eindrucksvoll, dass sogar Microsoft nicht widerstehen konnte eine Fallstudie dazu durchzuführen. Lesen Sie sich dort gerne direkt hier ein:
Fallstudie Rau Consultants x digitalhoch4
RAU ist nur eine von vielen Erfolgsgeschichten, die gerade in Zeiten von Fachkräftemangel, demographischem Wandel und wirtschaftlichen Unsicherheiten wichtig sind.
Und diese Erfolgsgeschichte können auch Sie in mit Ihrem Unternehmen schreiben.
Also, was ist das Erfolgsrezept dafür?
Seit Februar 2024 begleiten wir Unternehmen „Von Null auf Copilot“ – und der Name ist hier Programm. Was sind die entscheidenden Erfolgsfaktoren in diesem „Programm“?
- Sie werden von uns über einen längeren Zeitraum (i.d.R. 4-8 Wochen) bei der Einführung von Microsoft 365 Copilot im Rahmen einer Pilotgruppe (1-15 Personen aus verschiedenen Abteilungen) begleitet.
- Sie haben 2x pro Woche die Möglichkeit all‘ Ihre Fragen und Ihre persönlichen Herausforderungen aus dem Tagesgeschäft mit unseren Experten im Rahmen sogenannter Expertensprechstunden zu teilen und erhalten Antworten und Lösungen dafür.
- Sie erhalten dauerhaften Zugang zu unserem Microsoft 365 Copilot-Online-Training mit: über 10 Stunden Video-Material, Klick-für-Klick Anleitungen, Prompt-Vorlagen und vielem mehr, um den Umgang mit Copilot Schritt-für-Schritt zu erlernen. (Keine generischen Materialen sondern echte Anwendungsfälle und Hilfestellungen aus unserer täglichen Erfahrung).
- Im Gegensatz zu einem Vortrag oder einmaligen Workshops geht es hier also darum, dass Sie Wissen nachhaltig aufbauen, in die Umsetzung während Ihres Arbeitsalltags kommen und immer wieder die Möglichkeit haben Kontakt zu suchen, wenn Sie einmal nicht weiterkommen. Nur so werden Sie wirklich dauerhaft von 30-90 Minuten Zeitersparnis pro Tag und Person profitieren und KI erfolgreich in Ihrem Unternehmen etablieren.
Weitere Informationen dazu, wie das „Von Null auf Copilot“ – Programm genau abläuft und wie Sie sich Ihren Platz bzw. Ihre Plätze darin sichern können erfahren Sie hier:
„Von Null auf Copilot“ – Programm
Warum strukturierte KI-Schulungen, wie unser Begleitprogramm mehr als „Nice to Have“ sind, erfahren Sie in diesem Blog-Beitrag.