Ich muss zugeben, am Anfang hat mich das neue Update richtig irritiert. Die ganze Benutzeroberfläche von Microsoft 365 war durcheinandergewirbelt und das musste mir natürlich ausgerechnet bei einer Kundenschulung zum ersten Mal auffallen. Aber nach ein paar Wochen der Nutzung möchte ich nichts davon mehr missen. Worun es geht?!
Seit Juni 2025 steht der Microsoft 365 Copilot in einer komplett überarbeiteten Benutzeroberfläche zur Verfügung. Die visuelle Änderung ist nicht nur moderner, sondern vor allem strukturierter, klarer und intuitiver. Doch es sind vor allem die kleinen Funktionen und Details, die den Unterschied machen.

Ich zeige in diesem Beitrag vier ganz konkrete Neuerungen, die meinen Kollegen bei digitalhoch4 und mir im Alltag als besonders wertvoll aufgefallen sind.

1. Die neue Seitenleiste im Microsoft 365 Copilot

Eine der direkt sichtbaren Neuerungen ist die neu gestaltete linke Seitenleiste, die alle Copilot-Bereiche in sich vereint. Egal ob „Suche“, „Chat“, „Agents“, „Seiten“, „Notebooks“, „Erstellen“ oder „Apps“ – alles ist direkt erreichbar und logisch sortiert.

Früher musste man je nach Anwendung über mehrere Fenster und Menüs navigieren. Jetzt reicht ein einziger Klick, um direkt in die gewünschte Funktion zu springen. Das macht gerade den Wechsel zwischen verschiedenen Bereichen (z. B. vom Chat zu einer Loop Page oder zu den Notebooks) deutlich effizienter.

Meine Highlights:

• • Besser geeignet für neue Nutzer

• • Klare Struktur für schnellen Zugriff

• • Gleicher Aufbau in Web und Desktop-App

Sie kennen Microsoft Loop noch nicht? Dann lesen Sie sich gerne unseren Blog-Beitrag zu diesem neuen Kollaborationstool von Microsoft durch! Hier geht’s zum Blogbeitrag über Loop.

2. Die neue Suche: Intelligente Vorschläge und direkte Aktionen

Die überarbeitete Suche im Microsoft 365 Copilot ist mehr als nur eine einfache Suche. Microsoft hat die Suchfunktion komplett neu gedacht: Sie ist jetzt intelligenter, schneller und vor allem kontextsensitiv.

Was ist neu?

• • Die Suche zeigt nicht nur Ergebnisse, sondern versteht den Zusammenhang: Sucht man z. B. nach „Projekt X“, erscheinen direkt passende Dateien, Chats und Seiten.

• • Personensuche leicht gemacht: Auch Kolleginnen und Kollegen lassen sich über die Suche jetzt schneller finden – inklusive gemeinsamer Dateien, Organigrammen oder Gespräche.

Eine spannende Neuerung: Dateien im Schnellzugriff der Suche (also die, die zuletzt bearbeitet wurden) lassen sich zusammenfassen, ohne sie zu öffnen! Sobald eine Datei in der Liste erscheint, kann man mit der Maus über das kleine Sternsymbol hovern (schweben, verharren). Schon erscheint ein Fenster mit einer automatisch generierten Copilot-Zusammenfassung (z. B. für ein Word-Dokument).

Das spart enorm viel Zeit im Alltag, weil man nicht jede Datei öffnen muss, um zu verstehen, worum es geht.

3. Neuer Chat-Bereich mit Verlaufsübersicht und Prompt-Planung

Auch der Chat-Bereich hat ein umfassendes Upgrade bekommen. Besonders hilfreich:

• • Mit einem Klick auf „Alle Unterhaltungen“ öffnet sich eine Übersicht aller bisherigen Chats mit dem Microsoft 365 Copilot.

• • Diese Unterhaltungen lassen sich nach Stichwörtern durchsuchen. Sehr praktisch, wenn man ein bestimmtes Thema, eine Projektidee oder eine frühere Zusammenfassung schnell wiederfinden möchte.

Ganz neu: Die Funktion „Prompts planen“ im Microsoft 365 Copilot

Nachdem ein Prompt ausgeführt wurde, haben Nutzer nun die Möglichkeit, diesen regelmäßig automatisch ausführen zu lassen. Das funktioniert so:

Nach der Copilot-Antwort auf einen Prompt erscheint ein Uhr-Symbol oberhalb des eingegebenen Prompts oder ein Drei-Punkte-Menü unterhalb der Antwort des Copilots. Dort kann der Prompt in die Planung übernommen werden.

Sie legen fest:

• • Wann der Prompt wiederholt ausgeführt werden soll (z. B. Montag bis Freitag, 9:00 Uhr)

• • Ab welchem Datum die Planung starten soll

• • Wie oft der Prompt ausgeführt werden soll (maximal 15 Wiederholungen)

Nach Ablauf der Wiederholungen kann der Prompt einfach neu geplant werden. Besonders in der täglichen Kommunikation oder im Reporting ist das ein riesiger Vorteil.

Beispielhafte Anwendungsfälle:

• • Tägliche Tagesplanung und Aufgabenpriorisierung

• • Wöchentliche Aufgabenübersicht

• • Regelmäßige Reminder für Aufgaben oder Besprechungsvorlagen

4. Der Bereich „Erstellen“: Die Zentrale für kreative Inhalte

Der neue Menüpunkt „Erstellen“ ist ein echtes Highlight. Denn hier dreht sich alles darum, neue Inhalte direkt im Microsoft 365 Copilot zu erzeugen. Das Interface ist übersichtlich und intuitiv.

Was lässt sich dort erstellen?

• • Dokumente: Word-Dateien, PowerPoint-Präsentationen, Excel-Tabellen

• • Visuals: Bilder, Poster, Teams-Banner, einfache Videos

• • Formulare: Direkt in Microsoft Forms (z. B. Umfragen, Feedbackbögen)

• • und vieles mehr!

Egal ob für die interne Kommunikation, Marketing, Projektplanung oder Vertrieb. Die „Erstellen“-Funktion spart Zeit und lässt sich flexibel anpassen. Dabei bietet Copilot pro Kategorie verschiedene Möglichkeiten den Prompt zu verfeinern. So können Nutzer bei der Bildgenerierung bspw. die Größe, der Stil oder auch das eigene Marken-CI auswählen.

Dieses CI lässt sich in Form eines Markenkits vorher festlegen. Dafür müssen Nutzer Logos, Unternehmens-Farben, Schriftarten, Bilder und Vorlagen hochladen. Auch die Stimme der Marke kann hinterlegt werden, um einen einheitlichen Textstil bzw. Tonalität zu erhalten.

Hier finden Sie weiterführende Informationen von Microsoft zu dem Thema Markenkit.

Fazit: Weniger Klicks, bessere Übersicht

Die neue Microsoft 365 Copilot-Oberfläche wirkt auf den ersten Blick schlicht – ist aber im Detail clever durchdacht. Gerade die Kombination aus intelligenter Suche, geplanter Prompts und schneller kreativer Erstellung macht sie im Alltag unglaublich hilfreich.

Wer bereits mit Microsoft 365 arbeitet, wird sich über die konsistente Bedienung und die geringere Einarbeitungszeit freuen. Und wer Copilot bisher wenig genutzt hat, findet jetzt eine klare Struktur, um damit produktiv zu starten.

Unsere Empfehlung:

• • Nehmen Sie sich bewusst 30 Minuten Zeit, um die neue Oberfläche zu erkunden

• • Probieren Sie konkret 2–3 neue Funktionen direkt aus (z.B. geplante Prompts, Datei-Hover-Zusammenfassung)

• • Besprechen Sie im Team, wie einzelne Funktionen im Alltag integriert werden können

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