Wer heute in Unternehmen über künstliche Intelligenz spricht, stellt schnell fest: Die Unterschiede im Umgang mit KI sind enorm.

Einige Mitarbeitende arbeiten bereits täglich mit KI-Tools, automatisieren kleine Aufgaben oder experimentieren mit neuen Möglichkeiten. Andere haben KI zwar ausprobiert, nutzen sie aber nur gelegentlich. Und wieder andere fragen sich noch immer, welchen konkreten Nutzen KI für ihre eigene Arbeit überhaupt haben soll.

In der Praxis zeigt sich dabei immer wieder ein ähnliches Bild: In fast jedem Unternehmen lassen sich vier typische KI-Nutzergruppen beobachten.

Diese Unterschiede sind kein Problem. Sie sind eine ganz normale Phase bei der Einführung neuer Technologien. Entscheidend ist jedoch, wie Unternehmen damit umgehen.

Denn genau diese Verteilung entscheidet oft darüber, ob KI nur ein Experiment einzelner Enthusiasten bleibt oder ob sie tatsächlich im Arbeitsalltag ankommt.

Die vier KI-Nutzer im Unternehmen

1. Die Erkunder: Selbstlerner und Technologietreiber

In den meisten Unternehmen gibt es eine kleine Gruppe von Mitarbeitenden, die neue Technologien besonders früh ausprobieren. Sobald es etwas Neues gibt, das andere Unternehmen testen und ausprobieren, versuchen auch diese sich Know how anzueignen und Nutzungsmöglichkeiten für den eigenen Alltag und das eigene Unternehmen zu finden.

Diese Personen beschäftigen sich intensiv mit KI und testen regelmäßig neue Möglichkeiten. Typische Aktivitäten sind zum Beispiel:

• verschiedene KI-Modelle vergleichen
• eigene Prompts und Workflows entwickeln
• Prozessautomatisierungen zur Beschleunigung der Arbeit verproben
• KI-Anwendungen miteinander kombinieren
• teilweise sogar erste eigene KI-Agenten bzw. Custom GPTs erstellen

Für diese Gruppe ist KI längst kein Experiment mehr, sondern ein produktives Werkzeug im Arbeitsalltag.

Sie zeigen oft sehr deutlich, welches Potenzial in der Technologie steckt und suchen konstant eigenständig nach Weiterbildungsmöglichkeiten oder Dienstleistern, die Ihnen dabei helfen diese neuen Technologien weiter im Unternehmen zu etablieren, damit das Unternehmen davon profitiert. Gleichzeitig bleiben sie meist eine kleine Minderheit im Unternehmen.

2. Die Begeisterungsfähigen: Wo nur ein kleiner Funke überspringen muss

Die zweite Gruppe ist meist schon etwas größer.

Diese Mitarbeitenden benötigen initial einen kleinen „Funken“, um sich für neue Technologien bzw. die Anwendung dieser zu begeistern. Einige wenige Impulse von den „Erkundern“ und die Aussicht, dass sich der eigene Arbeitsalltag dadurch positiv verändern lässt und Sie legen los und setzen um. Haben Sie einmal erkannt, dass künstliche Intelligenz ihre Arbeit in Zukunft beeinflussen wird, beginnen Sie genauso, wie die „Erkunder“ sich selbstständig mit der Technologie auseinanderzusetzen.

Typische Wege zur eigenen Weiterbildung sind dann oft:

• YouTube-Tutorials
• Online-Kurse
• Blogartikel
• LinkedIn-Beiträge
• eigene Experimente mit Tools wie ChatGPT oder anderen KI-Systemen

Diese Nutzer arbeiten in vielen Unternehmen bereits regelmäßig mit KI. Allerdings entsteht diese Wissen meist eher zufällig und ohne klare Struktur im Unternehmen. Zusätzlich braucht es immer den Impuls (den „Funken“), damit es dazu kommt, dass diese Personengruppe „entzündet“ wird.

Das führt auch oft dazu, dass Erfahrungen nur langsam im Team geteilt werden und viele gute Ansätze isoliert bleiben.

3. Die Gelegenheitsnutzer

Eine weitere Gruppe hat KI bereits ausprobiert, nutzt sie aber noch nicht systematisch.

Typische Beispiele sind:

• gelegentlich eine Frage an ChatGPT stellen
• Ideen für Texte oder Präsentationen generieren
• kurze Inhalte überarbeiten lassen
• Inspiration für Aufgaben im Arbeitsalltag suchen

KI wird hier eher als hilfreiches Werkzeug für einzelne Situationen wahrgenommen – nicht als fester Bestandteil der täglichen Arbeitsweise.

Oft fehlt schlicht der Überblick, in welchen Situationen der Einsatz wirklich Zeit sparen oder Arbeit vereinfachen könnte.

4. Die Nicht-Nutzer

Und schließlich gibt es Mitarbeitende, die künstliche Intelligenz bisher kaum oder gar nicht nutzen.

Die Gründe sind selten grundsätzliche Ablehnung. Häufig sind es sehr praktische Hürden:

• fehlende Zeit, sich mit dem Thema zu beschäftigen
• Unsicherheit im Umgang mit neuen Tools
• unklare Anwendungsfälle im eigenen Arbeitsbereich
• fehlendes Verständnis für den konkreten Nutzen

Viele formulieren es sehr direkt:

„Ich weiß gar nicht, wofür ich KI in meiner Arbeit einsetzen könnte.“

Gerade diese Gruppe ist in vielen Unternehmen größer, als Führungskräfte zunächst vermuten.

Warum KI-Kompetenz jetzt zur Schlüsselqualifikation wird

Die Entwicklung rund um künstliche Intelligenz verläuft derzeit außergewöhnlich schnell.

Neue Modelle erscheinen in kurzen Abständen, bestehende Tools werden laufend erweitert und immer neue Anwendungsfälle entstehen.

Deshalb reicht es für Unternehmen nicht aus, KI einmal auszuprobieren und dann zur Tagesordnung überzugehen.

Entscheidend wird vielmehr eine grundlegende KI-Kompetenz im Unternehmen.

Dazu gehören beispielsweise:

• ein Verständnis für unterschiedliche KI-Tools
• grundlegende Prompting-Fähigkeiten
• konkrete Use Cases im eigenen Arbeitsbereich
• die Fähigkeit, neue Entwicklungen realistisch einzuordnen

Für Unternehmen bedeutet das: KI-Kompetenz entwickelt sich zunehmend zu einer zentralen Fähigkeit von Teams und Organisationen.

Die eigentliche Herausforderung: die Vielzahl an KI-Tools

Ein Grund, warum viele Mitarbeitende beim Thema KI zögern, ist die enorme Anzahl verfügbarer Tools.

Heute existieren hunderte Anwendungen für unterschiedlichste Aufgaben:

• Textgenerierung
• Recherche
• Datenanalyse
• Automatisierung
• Bild- und Videoerstellung
• Präsentationen
• Programmierung

Für viele Menschen wirkt diese Landschaft schnell unübersichtlich.

Selbst erfahrene Nutzer verlieren manchmal den Überblick, welche Tools für welche Aufgaben tatsächlich sinnvoll sind.

Warum Microsoft Copilot für Unternehmen besonders interessant ist

In öffentlichen Diskussionen über KI-Tools fallen häufig Namen wie:

• ChatGPT
• Claude
• Perplexity
• Gemini

Microsoft Copilot wird dabei oft weniger intensiv diskutiert, obwohl es gerade für Unternehmen eine besondere Rolle spielen kann.

Der Grund liegt in der Architektur.

Während viele KI-Tools als separate Anwendungen genutzt werden, arbeitet Copilot direkt innerhalb der bestehenden Microsoft-365-Arbeitsumgebung.

Das bedeutet: Copilot kann dort unterstützen, wo die tägliche Arbeit ohnehin stattfindet – zum Beispiel in

• Outlook
• Word
• Excel
• PowerPoint
• Teams
• OneDrive
• SharePoint

Der entscheidende Unterschied: Copilot kann auf Informationen aus E-Mails, Dokumenten, Meetings und Dateien zugreifen – also auf das vorhandene Unternehmenswissen.

Dadurch entstehen ganz andere Anwendungsmöglichkeiten als bei isolierten KI-Tools.

Wie sich Microsoft Copilot in den letzten Monaten entwickelt hat

Einige Unternehmen haben Microsoft Copilot bereits kurz nach der Einführung Anfang 2024 getestet.

Damals befanden sich viele Funktionen noch im Aufbau – insbesondere in Anwendungen wie Excel oder PowerPoint.

Inzwischen hat sich die Situation deutlich weiterentwickelt.

Gerade in Bereichen wie

• Datenanalyse in Excel
• Zusammenfassungen und Schreiben von E-Mails in Outlook
• Meeting-Nachbereitung bzw. Protokollerstellung in Teams
• Erstellung von Präsentationen in PowerPoint
• Dokumentenanalyse über SharePoint und Microsoft 365 Copilot Chat

zeigt Copilot heute deutlich mehr praktische Einsatzmöglichkeiten im Arbeitsalltag.

Viele Unternehmen beobachten hier bereits spürbare Zeitersparnis in typischen Routineaufgaben.

Wie Unternehmen sinnvoll mit KI starten

Ein häufiger Fehler bei der Einführung neuer Technologien ist ein sehr einfacher Ansatz:

Ein Tool wird bereitgestellt und man hofft, dass Mitarbeitende selbst herausfinden, wie sie es nutzen können.

In der Praxis führt das meist zu einem bekannten Muster:

• Einige wenige Power-User nutzen die Technologie intensiv
• Der Großteil des Teams arbeitet weiter wie bisher

Damit KI tatsächlich im Unternehmen ankommt, braucht es in der Regel einen strukturierten Einführungsprozess.

Ein solcher Ansatz hilft dabei:

• alle vier KI-Nutzergruppen im Unternehmen abzuholen und je nach Wissenstand zu begleiten
• konkrete Anwendungsfälle für Ihren Alltag zu identifizieren
• praktische Fähigkeiten weiter aufzubauen
• neue Arbeitsroutinen zu entwickeln

Der nächste Schritt: KI strukturiert im Unternehmen etablieren

Viele Unternehmen stehen aktuell genau an diesem Punkt.

Sie wissen, dass künstliche Intelligenz relevant wird – sind aber unsicher, wie sie das Thema sinnvoll und praxisnah in den Arbeitsalltag integrieren können.

Genau hier setzt unser Begleitprogramm „Von Null auf Copilot“ an.

Dabei unterstützen wir Unternehmen Schritt für Schritt dabei,

• Microsoft Copilot sinnvoll einzuführen
• konkrete Anwendungsfälle im Arbeitsalltag zu entwickeln
• Mitarbeitende praxisnah zu schulen
• echte Produktivitätsgewinne zu erreichen

Der Fokus liegt dabei bewusst nicht auf Theorie, sondern auf realen Arbeitssituationen und praktischen Einsatzmöglichkeiten.

Mehr dazu erfahren Sie hier: 
„Von Null auf Copilot“ – Programm