Anwendungsfälle für Copilot im Unternehmen zu finden wird für viele Teams immer relevanter.
Wer sich zum ersten Mal intensiver mit Microsoft Copilot beschäftigt, merkt schnell: Die Möglichkeiten wirken zahlreich.

Texte schreiben, Dokumente analysieren, Daten auswerten, E-Mails strukturieren oder Präsentationen erstellen – theoretisch scheint fast alles möglich.

Doch in vielen unserer Gespräche mit neuen Kunden und Interessierten kommt fast immer dieselbe Frage auf:

„Wofür kann ICH Copilot einsetzen?“

Denn zwischen den vielen Möglichkeiten und dem tatsächlichen Nutzen im Unternehmen liegt oft noch eine Lücke: konkrete Anwendungsfälle für Copilot (Copilot Use Cases) im Unternehmen finden.

Die folgenden Beispiele können Ihnen helfen genau diese Lücke zu schließen. 

Sie stammen aus realen Kundenprojekten, unseren sogenannten Expertensprechstunden und Copilot-Einführungsprojekten in Unternehmen. Die Szenarien sind bewusst anonymisiert formuliert, zeigen aber sehr deutlich, wo Copilot im Arbeitsalltag bereits messbare Effizienzgewinne erzeugt. 

1. Prüfungsberichte in Minuten vorstrukturieren (Steuerberatung & Wirtschaftsprüfung) 

In Steuerkanzleien und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften gehört die Analyse umfangreicher Dokumente zum Alltag.

Prüfungsberichte, Belege, BWAs und sonstige Dokumente können schnell mehrere hundert Seiten umfassen. Bevor die fachliche Bewertung beginnt, müssen diese Unterlagen zunächst gesichtet werden.

Bei vielen unserer Kunden aus den Bereichen Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung wird Copilot mittlerweile genutzt, um diese erste Analyse vorzubereiten.

Copilot durchsucht die Berichte und markiert beispielsweise:

• auffällige Passagen bei denen Inkonsistenzen festgestellt wurden
• mögliche Abweichungen im Vergleich zu anderen Datenquellen
• Abschnitte, die generell relevant für die Berater sind
• ungewöhnliche oder fehlende Inhalte, die berücksichtigt werden müssen

Die fachliche Prüfung bleibt selbstverständlich Aufgabe der verantwortlichen Experten. Der Unterschied liegt im Einstieg in die Analyse.

In den meisten Fällen schildern uns die Kunden immer wieder, dass der Zeitaufwand für die erste Sichtung von bspw. Prüfungsberichten sich von ca. 4 Stunden auf etwa sechs Minuten reduziert.

Ein zusätzlicher Effekt: Die einmal gemeinsam ausgearbeiteten Prompts werden intern gesammelt und für ähnliche Prüfungsfälle wiederverwendet. Es entsteht also ein Multiplikationseffekt, der sich auf die Effizienz des gesamten Unternehmens auswirkt.

2. Bewerbungen automatisch analysieren und strukturieren 

Auch im Recruiting entstehen viele wiederkehrende Aufgaben.

Bewerbungen müssen gelesen, Informationen aus Lebensläufen übertragen und ausgewertet werden. Gerade, wenn viele Bewerbungen eingehen, kann dabei schnell viel manueller Aufwand entstehen.

In den Unternehmen, die wir bei der Vereinfachung von Bewerbungsprozessen begleiten ist das Ziel oft ähnlich:
Lebensläufe, Anschreiben und weitere Dokumente sollen analysiert und wichtige Informationen automatisch in eine zentrale Übersicht übertragen werden, um den manuellen Aufwand zu reduzieren. Es sollen Automatismen geschaffen werden, die den gesamten Prozess nachvollziehbar und möglichst einfach und aufwendig gestalten.

In diesen Projekten unterstützen wir mithilfe von KI bzw. Copilot-gestützten Prozessen dabei, dass eingehende Bewerbungen strukturiert ausgewertet und erfasst werden.

Personalverantwortliche sehen dadurch schneller:

• welche Unterlagen vorliegen und welche entscheidungsrelevanten Informationen darin enthalten sind
• welche Informationen fehlen und welche Fragen generell gestellt werden sollten
• welche Kandidaten für den nächsten Schritt relevant sein könnten

Daneben werden Automatismen etabliert, die für eine schnellere Beantwortung und ein einfaches Management der Bewerbungen relevant sind.

Beispielsweise automatischer Versand von Zusagen und Absagen oder die automatische Erstellung der Verträge.

Das ermöglicht es gerade in Zeiten von Fachkräftemangel einen Vorteil durch schnellere Antwortzeiten im Vergleich zum Wettbewerb aufzubauen und einen sehr guten ersten Eindruck bei den Bewerbenden zu erzielen.

3. Das Postfach priorisieren und den Arbeitstag strukturieren 

Ein sehr alltäglicher, aber überraschend wirkungsvoller Anwendungsfall ist die Priorisierung von E-Mails.

Viele Fach- und Führungskräfte betreuen gleichzeitig mehrere Projekte, Mandate oder Kunden. Entsprechend hoch ist das tägliche E-Mail-Aufkommen.

Copilot kann hier zusätzliche Entlastung E-Mail-Postfach schaffen.

Das System erkennt wichtige Nachrichten, fasst Inhalte zusammen und hilft dabei, Aufgaben aus E-Mails schneller zu erkennen und zu bearbeiten.

Gerade in Umfeldern mit hoher Kommunikationsdichte entsteht dadurch schneller Klarheit darüber, welche Themen Priorität haben. Gerade regelmäßige Zusammenfassung der offenen Themen und E-Mails zu Tagesbeginn oder Tagesende schafft für viele der Menschen, die wir unterstützten die notwendige Übersicht, die oft verloren geht.

4. Sammelpostfächer automatisch auswerten und Antworten vorbereiten

In vielen Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen landen täglich zahlreiche Anfragen in zentralen Postfächern, wie info@, service@, rechnung@ usw..

Ein Praxisbeispiel zeigt, wie Copilot diesen Prozess unterstützen kann.

Eingehende E-Mails werden automatisch:

• nach Thema oder Verantwortungsbereich klassifiziert
• dem passenden Projekt oder Ansprechpartner zur Bearbeitung zugeordnet
• ein E-Mail-Antwortentwurf direkt für diese Personen versandfertig gemacht

Der Entwurf enthält dann bereits die relevanten Informationen aus dem Projekt-bzw. Themenkontext.

Das Team muss den Vorschlag nur noch prüfen und auf „Senden“ drücken.

Der praktische Effekt: weniger Suchaufwand für Informationen, weniger verlorene Zeit für die Beantwortung von E-Mails und ein standardisierter Ablauf, um eine steigende Anzahl an Anfragen zu bewältigen.

5. Komplexe Excel-Logik schneller umsetzen 

Excel spielt in vielen Unternehmen weiterhin eine zentrale Rolle, insbesondere bei Analysen, Planungen oder Auswertungen.

Oftmals haben unsere Kunden die Herausforderung, dass mehrere Daten aus verschiedenen Systemen (ERP und Co.) in konsolidierte Excel-Übersichten überführt werden müssen.

Dabei muss formatiert werden, die richtigen Daten in die richtigen Zellen befüllt werden und ggf. auch Felder, wie Dropdown-Menüs etc. befüllt oder aufgebaut werden. Meist wird dafür einmal Copilot ausprobiert, doch sobald der erste eigenständige Versuch scheitert, wird weitergemacht wie bisher.

Doch mit ein paar wenigen Anpassungen und der Unterstützung des Excel-Agentenmodus können auch die komplexesten Logiken korrekt umgesetzt werden.

Darüber hinaus wird Copilot genutzt, um Vergleiche und Kalkulationen zu erstellen, zum Beispiel zu für:

• Betriebswirtschaftliche Auswertungen im Unternehmen oder durch Steuerberater
• Kostenkalkulationen im Unternehmen selbst oder durch Unternehmensberater
• Auswertung von Offene Posten (OPOS)- oder Summen- und Saldenlisten (SuSa)
• Direkte Erfassung von Informationen aus anderen Dokumenten (bspw. PDF-Belege o.ä.) im eigenen Unternehmensdesign

Die Nutzenszenarien sind also extrem vielfältig und der Excel-Agentenmodus kann im Arbeitsalltag jeder Person, die regelmäßig Excel nutzt für Erleichterung sorgen.

6. Informationen aus E-Mails und PDFs automatisch strukturieren (Immobilienumfeld) 

Im Immobilien- und Projektentwicklungsumfeld entstehen häufig große Mengen an Informationen aus unterschiedlichen Quellen:

• Exposés
• E-Mails
• Excel-Kalkulationen
• Angebotsunterlagen

Beispielsweise setzen Immobilienprojektentwickler, Makler und Co. die wir bei der Einführung von Copilot begleitet haben, Copilot dafür ein, um relevante Informationen aus diesen Quellen automatisiert zu extrahieren und in strukturierte Übersichten zu überführen. Ohne, dass Menschen die Unterlagen selbst sichten müssen und ohne, dass die Informationen händisch abgetippt werden müssen.

Beispielsweise können Inhalte aus Exposés automatisch ausgelesen und in SharePoint- oder Excel-Listen übertragen werden. Gleichzeitig lassen sich daraus standardisierte Absage- oder Antwortmails vorbereiten und verschicken.

Der Vorteil: deutlich weniger manuelle Zwischenschritte, eine konsistentere Datenbasis für bessere Entscheidungen und schnellere Handlungsfähigkeit im Vergleich zum Mitbewerb.

7. Operative Prozesse im Facility- und Hotelumfeld verbessern 

Auch im operativen Betrieb entstehen viele dokumentenbasierte Aufgaben.

Im Hotel- und Facility-Umfeld betrifft das beispielsweise:

• Schadensmeldungen
• Wartungsprotokolle
• Inventarlisten

In einem unserer Praxisbeispiele analysiert Copilot Protokolle von Dienstleistern oder Begehungen und kann unter anderem:

• Schäden kategorisieren und zentral erfassen
• Auffälligkeiten bzw. Unstimmigkeiten erkennen
• Übersichten zur weiteren Bearbeitung automatisch aktualisieren

Das reduziert den manuellen Aufwand für die Erfassung und Auswertung der Daten auf ein Minimum, sodass sich die verantwortlichen Personen auf hochwertigere Tätigkeiten, statt das Erfassen und Abtippen von Daten, konzentrieren können.

8. Technische Regelwerke im Projektalltag nutzbar machen (Bauwesen) 

Im Bau- und Ingenieurumfeld existieren umfangreiche Wissensquellen bzw. Dokumentationen, wie Normen, Richtlinien oder technische Regelwerke.

Die Informationen sind vorhanden, im Projektalltag oftmals aber nicht immer direkt auffindbar und müssen aufwändig gesucht werden.

Bei Architektur- & Ingenieurbüros die wir in der Arbeit mit Copilot begleiten, hilft es dann meist dieses Wissen in einer zentralen Wissensbibliothek zu sammeln, die Copilot und Agentensysteme nutzen können, um schnell Antworten zu Fragen zu liefern.

Wenn es dann darum geht, dass Pläne, Dokumentationen etc. analysiert werden müssen, können diese einfach und automatisiert beispielsweise gegen die relevanten Quellen geprüft werden:

• Abgleich mit bestehenden Normen
• Identifikation von Widersprüchen
• Darstellung der Fundstellen und Verweise auf Richtlinien und Regelwerke
• Bezug zu bestehenden Projektdokumenten

Copilot wird dadurch weniger zum Schreibassistenten und stärker zu einem Werkzeug für fundierte Entscheidungen im Projektalltag.

Warum genau solche Aufgaben besonders gut für Copilot geeignet sind

Wenn man diese Copilot Use Cases aus Unternehmen betrachtet, zeigt sich ein klares Muster.

Copilot entfaltet seinen größten Nutzen bei Aufgaben, die:

• regelmäßig und wiederkehrend anfallen
• stark dokumentenbasiert sind
• viele manuelle Zwischenschritte enthalten
• und auch Entscheidungslogiken haben

Gerade in solchen Situationen kann Copilot Routinearbeiten durchführen, Informationen strukturieren und Prozessdurchlaufzeiten enorm verkürzen. Die fachliche Bewertung bleibt dabei natürlich weiterhin bei den Menschen bzw. Experten im Unternehmen.

Um dies auch mit einer offiziellen Kundenreferenz zu belegen empfehlen wir Ihnen die folgende Fallstudie eines unserer Kunden:
RAU Consultants – ein Kunde, den wir sehr früh auf der Copilot Reise begleiten durften. Die Erfolgsstory hat sogar Microsoft dazu bewegt eine offizielle Copilot-Fallstudie dazu zu veröffentlichen:

Hier finden Sie die offizielle Microsoft-Fallstudie:
digitalhoch4 x RAU Consultants

Wie Unternehmen ihre eigenen Copilot Use Cases finden 

Wer Copilot im eigenen Unternehmen einführen möchte, sollte zunächst nicht bei den technologischen Anforderungen beginnen, sondern Herausforderungen im eigenen Arbeitsalltag identifizieren.

Hilfreich ist ein Blick auf Aufgaben, die:

• regelmäßig Zeit kosten
• immer wieder anfallen
• die Auswertung, den Vergleich bzw. die Arbeit mit Dokumenten oder E-Mails enthalten
• eine umfassende Rechereche, Analyse oder Zusammenfassung von Inhalten erfordern

Genau dort lassen sich für die Praxis häufig die ersten schnellen und sinnvollen Copilot-Anwendungsfälle umsetzen.

Wenn Sie prüfen möchten, welche Copilot-Anwendungsfälle in Ihrem Unternehmen sinnvoll sind und sich dabei eine Menge Zeit und Frust sparen wollen, finden Sie hier weitere Informationen:
Alle Infos zum „Von Null auf Copilot“ – Programm