Laut einer Studie von softgarden verlässt jeder sechste neue Mitarbeitende das Unternehmen bereits in den ersten drei Monaten.
Nicht wegen des Jobs. Wegen des Starts.
Kein Laptop am ersten Tag, keine Zugänge, keine klare Aufgabe, niemand, der sich wirklich zuständig fühlt. Gleichzeitig zeigt der DIHK-Fachkräftereport 2025/2026: Mehr als jedes dritte Unternehmen in Deutschland kann offene Stellen nicht besetzen.
Wer hart erkämpfte Fachkräfte durch einen schlechten Einstieg wieder verliert, zahlt doppelt. Wer das Onboarding digitalisieren möchte, hat mit Microsoft 365 bereits alle Werkzeuge zur Hand. Teams, SharePoint, Microsoft Forms, Power Automate und Planner bilden gemeinsam einen vollständig digitalen Einarbeitungsprozess, der neue Mitarbeitende von Tag 1 an gut aufnimmt und HR sowie IT deutlich entlastet. Dieser Beitrag zeigt Ihnen, wie das in fünf konkreten Schritten geht.
Inhaltsverzeichnis
- Warum strukturiertes Onboarding jetzt über den Unternehmenserfolg entscheidet
- Was Microsoft 365 zum idealen Werkzeug für das Onboarding macht
- Onboarding digitalisieren: 5 Schritte mit Microsoft 365
- Schritt 1: Das digitale Formular als Startschuss
- Schritt 2: Zugänge und Lizenzen automatisch einrichten
- Schritt 3: Ankommen im Team mit Microsoft Teams
- Schritt 4: Die Wissensseite in SharePoint
- Schritt 5: Strukturierte Einarbeitung mit Planner
- Was ein digitales Onboarding in der Praxis verändert
- Was Sie für den Einstieg brauchen
- Häufig gestellte Fragen
Warum strukturiertes Onboarding jetzt über den Unternehmenserfolg entscheidet
Onboarding ist kein HR-Thema am Rande. Es ist ein betriebswirtschaftliches Problem. Wenn eine neue Fachkraft gewonnen wird, geht dieser Erfolg ins Leere, sobald sie in den ersten Wochen abspringt, weil die Einarbeitung chaotisch, die Kommunikation unklar oder die nötige Technik schlicht nicht bereit war.
Der Qualtrics Employee Experience Trends Report 2026 zeigt, wie verbreitet das Problem ist: Neue Mitarbeitende und Teilzeitkräfte berichten von deutlich schlechteren Erfahrungen als ihre eingearbeiteten Kolleginnen und Kollegen. Weniger Feedback, wenig Einbindung, schwaches Onboarding. Das ist keine subjektive Wahrnehmung, sondern ein messbarer Unterschied, der sich in Fluktuation und Produktivitätsverlusten niederschlägt.
Im Mittelstand kommt eine besondere Herausforderung dazu. HR und IT sind keine großen Abteilungen. Oft kümmert sich eine Person nebenbei um die Einarbeitung, eine andere nebenbei um die Zugänge, und eine dritte bekommt gar nicht mit, dass jemand Neues kommt, bis es zu spät ist. Das Ergebnis: der neue Mitarbeitende sitzt am ersten Tag vor einem gesperrten Laptop und weiß nicht, an wen er sich wenden soll.
Das muss nicht so sein. Wer das Onboarding digitalisieren will, braucht kein teures Spezialsystem und kein IT-Großprojekt. Microsoft 365 enthält alle notwendigen Werkzeuge bereits.
Was Microsoft 365 zum idealen Werkzeug für das Onboarding macht
Microsoft 365 hat einen entscheidenden Vorteil gegenüber spezialisierten Onboarding-Tools: Es ist bereits da. Kein zusätzliches Abonnement, keine neue Plattform, kein Schulungsaufwand für ein System, das nur für einen Prozess genutzt wird. Teams, SharePoint, Outlook, Forms, Planner und Power Automate sind Werkzeuge, die Ihre Mitarbeitenden ohnehin täglich nutzen.
Das bedeutet auch: Ein neues Mitglied im Team lernt keine unbekannte Software, sondern findet sich von Anfang an in einer Umgebung wieder, die den Arbeitsalltag prägen wird. Das senkt die Hürde, schafft vom ersten Tag an Vertrautheit und reduziert den Erkläraufwand.
Die Verbindung der einzelnen Anwendungen ist dabei der eigentliche Mehrwert. Ein Formular in Microsoft Forms löst automatisch einen Workflow in Power Automate aus, der Zugänge einrichtet, Aufgaben anlegt und eine Willkommensnachricht in Teams sendet. Das klingt technisch, ist aber ohne Programmierkenntnisse umsetzbar und läuft danach zuverlässig für jede neue Person, ohne dass jemand manuell eingreifen muss.
Wenn Sie unsicher sind, welche Ihrer bestehenden Lizenzen welche Werkzeuge bereits enthalten, lohnt sich ein kurzer Check mit einem spezialisierten Berater, bevor Sie anfangen. Erfahrungsgemäß nutzen viele Unternehmen nur einen Bruchteil dessen, was sie bereits lizenziert haben. Unser Leistungsangebot zur Prozessautomatisierung gibt einen ersten Überblick, was mit Microsoft 365 möglich ist.
Onboarding digitalisieren: 5 Schritte mit Microsoft 365
Die folgenden fünf Schritte sind so aufgebaut, dass jeder für sich einen Mehrwert bringt. Sie müssen nicht alle auf einmal umsetzen. Wer mit Schritt 1 und 2 beginnt, hat bereits einen erheblichen Teil des manuellen Aufwands eliminiert.
Schritt 1: Das digitale Formular als Startschuss
Alles beginnt mit einer Information: Wer fängt wann an, in welcher Abteilung, in welcher Rolle? In vielen mittelständischen Unternehmen werden diese Daten per E-Mail hin- und hergeschickt, manchmal handschriftlich ausgefüllt, manchmal doppelt erfasst. Das kostet Zeit und produziert Fehler.
Der erste Schritt beim Onboarding digitalisieren ist deshalb ein strukturiertes Microsoft-Forms-Formular, das HR oder die Führungskraft ausfüllt, sobald eine neue Person eingestellt ist. Das Formular enthält alle relevanten Angaben: Name, Startdatum, Abteilung, direkte Vorgesetzte, benötigte Software-Zugänge, Geräteausstattung, Arbeitszeitmodell. Fertig.
Dieses Formular ist der Startschuss für alles Weitere. Sobald es abgeschickt wird, kann ein automatisierter Workflow beginnen. Microsoft Forms ist in jeder Microsoft 365-Lizenz enthalten, die Erstellung dauert wenige Minuten und es braucht keinerlei technisches Vorwissen.
Schritt 2: Zugänge und Lizenzen automatisch einrichten
Hier kommt Power Automate ins Spiel. Ein Workflow, der durch das ausgefüllte Forms-Formular ausgelöst wird, kann automatisch eine Reihe von Aufgaben erledigen, die sonst manuell und fehleranfällig sind.
Was der Workflow übernimmt: Sobald das Formular abgeschickt ist, erstellt Power Automate einen Eintrag in einer zentralen SharePoint-Liste mit allen Onboarding-Daten. Er sendet eine Benachrichtigung an die IT-Abteilung oder die verantwortliche Person mit der Aufforderung, den Zugang zu genehmigen. Nach der Freigabe werden E-Mail-Konto, Gruppen und Lizenzen angelegt. Gleichzeitig erhält die direkte Vorgesetzte oder der direkte Vorgesetzte eine automatische Aufgabe, einen Einarbeitungsplan vorzubereiten. Und die neue Person bekommt vor dem ersten Tag eine Willkommens-E-Mail mit allen wichtigen Informationen zum Start.
Laut einer Analyse des IT-Administrator-Magazins lässt sich die Prozesslaufzeit beim Onboarding durch solche Automatisierungen in der Praxis um bis zu 60 Prozent reduzieren. Was vorher Tage dauerte und an mehreren Stellen manuell angestoßen werden musste, passiert innerhalb von Minuten und ohne dass jemand es im Auge behalten muss.
Der Power Automate Onboarding Workflow lässt sich stufenweise aufbauen. Wer klein anfängt, zum Beispiel nur mit der automatischen Benachrichtigung der IT-Abteilung, spart bereits Zeit. Wer weiterdenkt, kann den Workflow um Genehmigungsschritte, Prüfpfade und abteilungsspezifische Aufgabenlisten erweitern.
Schritt 3: Ankommen im Team mit Microsoft Teams
Technik einrichten ist eine Sache. Das Gefühl, im Team angekommen zu sein, ist eine andere. Beides ist wichtig, aber letzteres wird im traditionellen Onboarding häufig dem Zufall überlassen.
Mit Microsoft Teams lässt sich ein strukturierter Onboarding-Kanal aufbauen, der neuen Mitarbeitenden vom ersten Tag an Orientierung gibt. Dieser Kanal enthält angeheftete Tabs mit den wichtigsten Ressourcen: ein Link zur SharePoint-Wissensseite, der Einarbeitungsplan in Planner, die Teamvorstellungsrunde. Er enthält eine erste Willkommensnachricht, die der Workflow aus Schritt 2 automatisch sendet. Und er enthält einen Kanal für Fragen, in dem das Team schnell und unkompliziert antwortet.
Das Teams Onboarding neuer Mitarbeitender geht noch weiter: Über die neue Workflows-App lassen sich innerhalb des Kanals einfache Automatisierungen einrichten, zum Beispiel eine automatische Einladung zum 30-Tage-Gespräch. Beides dauert keine zehn Minuten in der Einrichtung und läuft danach von selbst.
Was das verändert: Neue Mitarbeitende finden am ersten Tag einen Kanal vor, der ihnen zeigt, dass ihr Kommen vorbereitet wurde. Das ist kein kleines Detail. Es ist der erste Eindruck, und der erste Eindruck prägt die nächsten drei Monate.
Schritt 4: Die Wissensseite in SharePoint
Eine der häufigsten Beschwerden neuer Mitarbeitender ist: „Ich weiß nicht, wo ich was finde.“ Organigramme, Leitfäden, Ansprechpersonen, Passwortrichtlinien, Urlaubsregelungen, häufige Fragen, Produkt-PDFs. Alles existiert irgendwo, aber niemand zeigt, wo.
SharePoint löst dieses Problem mit einer strukturierten Onboarding-Wissensseite. Diese Seite ist kein aufwändiges Intranet-Projekt. Es ist eine einzige SharePoint-Seite, die in ein bis zwei Stunden aufgebaut werden kann und danach mit wenigen Klicks aktuell gehalten wird.
Was auf die Seite gehört: eine kurze Willkommenssektion mit Video oder Text der Geschäftsführung, das aktuelle Organigramm, eine Liste der wichtigsten Ansprechpersonen mit Zuständigkeiten, Links zu internen Dokumenten und Richtlinien, eine FAQ-Sektion für die häufigsten Fragen in den ersten Wochen sowie Links zu Schulungsressourcen. Als Tab im Onboarding-Kanal in Teams ist diese Seite genau dort, wo neue Mitarbeitende ohnehin suchen.
Seit dem April-Update von Microsoft lassen sich SharePoint-Seiten deutlich einfacher aufbauen: Die neue „AI in SharePoint“-Funktion erlaubt es, Seiten per normaler Sprachbeschreibung zu strukturieren, ohne jede Sektion manuell anzupassen. Das digitale Onboarding Microsoft 365 profitiert direkt davon, weil der Aufwand für die Pflege der Wissensseite erheblich sinkt.
Schritt 5: Strukturierte Einarbeitung mit Planner
Der letzte und vielleicht wichtigste Schritt ist ein klarer Einarbeitungsplan. Nicht als Word-Dokument, das einmal ausgedruckt und nie wieder angeschaut wird, sondern als lebendige Aufgabenliste in Microsoft Planner.
Ein sinnvoller Einarbeitungsplan folgt der 30-60-90-Tage-Struktur: In den ersten dreißig Tagen geht es um Orientierung, Kennenlernen und Grundverständnis. In den darauffolgenden dreißig Tagen um erste eigene Verantwortlichkeiten und Routinen. In den dritten dreißig Tagen um vollständige Eigenständigkeit und erste Beiträge.
Diese Struktur lässt sich in Planner als Bucket-System abbilden. Jede Aufgabe hat eine Fälligkeit, eine verantwortliche Person und eine Beschreibung. Führungskräfte sehen auf einen Blick, wie weit die Einarbeitung ist. Neue Mitarbeitende sehen, was als nächstes kommt. Und HR hat die Dokumentation, dass der Prozess stattgefunden hat.
Der Planner-Plan wird am besten als Tab direkt im Onboarding-Kanal in Teams eingebunden. So ist alles an einem Ort. Kein Wechsel zwischen Anwendungen, kein Suchen nach der richtigen Datei.
Was ein digitales Onboarding in der Praxis verändert
Wer die fünf Schritte umsetzt, spürt die Auswirkungen auf mehreren Ebenen. HR verbringt weniger Zeit damit, E-Mails zu schreiben, Personen anzurufen und zu prüfen, ob Zugänge eingerichtet wurden. IT hat eine klare, nachvollziehbare Genehmigungsstrecke statt loser Anfragen über verschiedene Kanäle. Führungskräfte wissen, dass die Einarbeitung strukturiert läuft, auch wenn sie gerade in anderen Projekten gebunden sind. Und neue Mitarbeitende erleben einen ersten Tag, der zeigt, dass ihr Kommen geplant und willkommen war.
Ein praktisches Beispiel: Ein mittelständisches Dienstleistungsunternehmen mit 80 Mitarbeitenden hat den beschriebenen Prozess in Microsoft 365 aufgebaut. Vorher dauerte es im Schnitt vier bis fünf Tage bis neue Mitarbeitende vollständig arbeitsfähig waren. Zugänge fehlten, Laptops waren nicht eingerichtet, der Einarbeitungsplan existierte nicht. Nachher war die neue Person am Morgen des ersten Arbeitstages komplett eingerichtet. Alle Aufgaben lagen in Planner, der Kanal war bereit, die Wissensseite stand zur Verfügung. Die Rückmeldungen in den ersten Mitarbeitendengesprächen veränderten sich deutlich.
Dieser Effekt ist kein Zufall, sondern ein direktes Ergebnis davon, einen bisher unsichtbaren Prozess sichtbar und steuerbar zu machen. Automatisierung sorgt dafür, dass kein Schritt vergessen wird, egal ob die zuständige Person gerade krank ist, im Urlaub war oder einfach mit anderen Themen beschäftigt. Der Prozess läuft, weil er einmal richtig aufgebaut wurde.
Was Sie für den Einstieg brauchen
Die gute Nachricht: Für die meisten der fünf Schritte brauchen Sie keine zusätzlichen Lizenzen. Microsoft Forms, Teams, SharePoint und Planner sind in Microsoft 365 Business Basic, Standard und Premium enthalten. Power Automate ist in Basic-Funktionalität ebenfalls dabei. Für aufwändigere Automatisierungen mit Premium-Konnektoren braucht man die Power-Automate-Lizenz, die aber vergleichsweise günstig ist und sich durch die eingesparte manuelle Arbeit schnell rechnet.
Was Sie wirklich brauchen, ist Klarheit über Ihren aktuellen Prozess. Bevor man digitalisiert, sollte man wissen, was man digitalisiert. Das bedeutet: Welche Schritte gibt es heute beim Einarbeiten? Wer ist für welchen Schritt verantwortlich? Wo entstehen Fehler oder Verzögerungen? Diese Bestandsaufnahme dauert einen halben Tag und ist die wichtigste Investition vor der eigentlichen Umsetzung.
Der zweite Schritt ist die Entscheidung, was zuerst umgesetzt wird. Wer mit dem Formular und der automatischen Benachrichtigung beginnt, hat bereits einen messbaren Fortschritt. Wer danach die SharePoint-Wissensseite aufbaut, schließt die größte Informationslücke. Der Aufbau muss nicht perfekt sein. Er muss starten.
Wenn Sie diesen Prozess mit Unterstützung angehen möchten, begleiten wir Sie dabei. Vereinbaren Sie dazu gerne ein kostenfreies & unverbindliches Erstgespräch.
Häufig gestellte Fragen
Welche Microsoft-365-Lizenz brauche ich, um das Onboarding digitalisieren zu können?
Die Grundfunktionen, also Microsoft Forms, Teams, SharePoint und Planner, sind in allen Microsoft-365-Business-Lizenzen enthalten, einschließlich Business Basic. Für automatisierte Workflows über Power Automate reicht die Standard-Funktionalität, die in Business Basic und Standard enthalten ist, für einfache Prozesse aus. Komplexere Automatisierungen mit Premium-Konnektoren, zum Beispiel zur direkten Anbindung an HR-Systeme, erfordern eine separate Power-Automate-Lizenz. Für die meisten mittelständischen Unternehmen reichen die vorhandenen Lizenzen für die ersten drei bis vier der beschriebenen Schritte vollständig aus.
Wie lange dauert der Aufbau eines digitalen Onboarding-Prozesses?
Das hängt davon ab, wie weit man gehen möchte. Ein einfaches Formular in Microsoft Forms ist in einer Stunde erstellt. Ein Power-Automate-Workflow, der das Formular auswertet und Benachrichtigungen sendet, dauert einen halben Tag, wenn man noch keine Erfahrung mit Power Automate hat. Eine SharePoint-Wissensseite kann in zwei bis drei Stunden stehen. Wer alle fünf Schritte umsetzt, plant realistisch zwei bis drei Arbeitstage für den initialen Aufbau ein. Der größte Aufwand liegt dabei nicht in der Technik, sondern in der inhaltlichen Entscheidung: Was soll der Prozess genau abbilden?
Kann der Prozess für verschiedene Abteilungen oder Rollen unterschiedlich aussehen?
Ja. Sowohl Microsoft Forms als auch Power Automate und Planner lassen sich so konfigurieren, dass abteilungsspezifische Aufgabenpläne automatisch ausgelöst werden. Wer in der IT-Abteilung startet, bekommt andere Zugänge und andere Einarbeitungsaufgaben als jemand im Vertrieb. Das lässt sich im Formular über eine einfache Dropdown-Auswahl steuern und im Workflow über Bedingungen abbilden. Der Aufwand dafür ist überschaubar und zahlt sich schnell aus, weil jede neue Person einen wirklich passenden Start bekommt.
Braucht meine IT-Abteilung für den Aufbau technisches Spezialwissen?
Nicht zwingend. Power Automate ist als Low-Code-Plattform bewusst so gestaltet, dass auch Mitarbeitende ohne Programmierkenntnisse einfache bis mittlere Automatisierungen aufbauen können. Für die meisten der beschriebenen Schritte reicht ein grundlegendes Verständnis der Microsoft-365-Werkzeuge aus. Komplexere Szenarien, zum Beispiel die direkte Anbindung an externe HR-Systeme oder die Automatisierung von Lizenzvergaben über Microsoft Entra ID, erfordern mehr technisches Wissen. In diesen Fällen unterstützen wir gerne mit konkreter Projektumsetzung.
Was passiert, wenn jemand das Unternehmen verlässt? Kann Microsoft 365 auch das Offboarding abbilden?
Ja. Der gleiche Werkzeugkasten, der das Onboarding steuert, funktioniert auch für das Offboarding. Ein Formular löst einen Workflow aus, der Zugänge entzieht, Dateien sichert, Aufgaben übergibt und Abmeldebestätigungen sendet. Gerade beim Offboarding entstehen in vielen Unternehmen Sicherheits- und Datenschutzlücken, weil Zugänge nicht vollständig deaktiviert werden. Ein strukturierter, automatisierter Prozess schließt diese Lücken zuverlässig. Wer das Onboarding digitalisieren erfolgreich abgeschlossen hat, ist gut aufgestellt, um als nächsten Schritt auch das Offboarding zu strukturieren.
Das Onboarding digitalisieren ist keine große IT-Initiative. Es ist eine Entscheidung, einen manuellen, fehleranfälligen Prozess durch einen zuverlässigen, automatisierten zu ersetzen.
Wenn Sie wissen möchten, wie das konkret für Ihr Unternehmen aussieht, welche Werkzeuge Sie bereits haben und was als erster Schritt am meisten Wirkung hat, sprechen Sie mit uns. In einem unverbindlichen Erstgespräch schauen wir gemeinsam auf Ihren aktuellen Onboarding-Prozess und zeigen, wo der schnellste Hebel liegt.