Am 1. Juli 2026 erhöht Microsoft die Preise für zahlreiche Microsoft 365-Pläne. Business Basic wird um 25 Prozent teurer, Business Standard um 12 Prozent, die Enterprise-Pläne E3 und E5 ebenfalls spürbar. Für ein mittelständisches Unternehmen mit 50 Mitarbeitenden bedeutet das je nach aktuellem Plan mehrere Hundert bis über tausend Euro Mehrkosten pro Jahr, für immer gleiche Software. Wer Microsoft Lizenzkosten sparen möchte, hat jetzt noch ein schmales Zeitfenster.
Bis zum 30. Juni lassen sich durch sechs gezielte Maßnahmen sowohl die Preiserhöhung abmildern als auch aktuelle Sonderkonditionen mitnehmen, die danach entfallen. Dieser Beitrag zeigt Ihnen, was konkret zu tun ist und wie viel Spielraum Sie noch haben.
Inhaltsverzeichnis
- Was am 1. Juli 2026 passiert und warum Microsoft die Preise erhöht
- Welche Pläne teurer werden und welche nicht
- Microsoft Lizenzkosten sparen: 6 Maßnahmen im Detail
- Maßnahme 1: Verlängerungstermin prüfen und vorziehen
- Maßnahme 2: Lizenzanzahl bereinigen
- Maßnahme 3: Doppellizenzen aufdecken
- Maßnahme 4: Upgrade auf Business Premium prüfen
- Maßnahme 5: Dreijahresvertrag erwägen
- Maßnahme 6: Copilot-Aktionspreise vor dem Stichtag sichern
- Wie ein strukturierter Lizenzcheck in der Praxis aussieht
- Häufig gestellte Fragen
Was am 1. Juli 2026 passiert und warum Microsoft die Preise erhöht
Microsoft hat die Preiserhöhung bereits im Dezember 2025 offiziell angekündigt. Die Begründung: In den vergangenen Jahren wurden über 1.100 neue Funktionen in die Microsoft 365-Plattform integriert. KI-Funktionen über Copilot Chat, verbesserte Sicherheits- und Compliance-Features, erweiterte Geräteverwaltung. Viele dieser Funktionen waren bisher entweder kostenpflichtige Add-ons oder gar nicht verfügbar. Ab Juli fließen sie in die bestehenden Suiten ein und die Preise passen sich entsprechend an.
Diese Einordnung ist fair. Wer Business Basic oder Standard heute mit dem Leistungsumfang von vor drei Jahren vergleicht, erkennt, dass tatsächlich deutlich mehr im Paket steckt. Trotzdem ändert das nichts daran, dass die höheren Preise sofort wirkungsvolle Budgetbelastungen erzeugen, besonders wenn Unternehmen Lizenzen halten, die sie gar nicht vollständig nutzen. Genau dort liegt der Hebel, den die folgenden Maßnahmen ansetzen.
Wichtig zu wissen: Die Erhöhung gilt nur für neue Abonnements und Verlängerungen ab dem 1. Juli 2026. Bestehende Jahresverträge bleiben bis zum Ende ihrer aktuellen Laufzeit unverändert. Wer seinen Vertrag also im Oktober 2025 für ein Jahr abgeschlossen hat, zahlt noch bis Oktober 2026 den alten Preis. Wer im August 2026 verlängert, zahlt zum ersten Mal die neuen Preise. Das ist das entscheidende Zeitfenster.
Welche Pläne teurer werden und welche nicht
Die offiziell angekündigten Preisanpassungen von Microsoft betreffen die meisten verbreiteten Business- und Enterprise-Pläne. Konkret bei den Business-Plänen:
Microsoft 365 Business Basic steigt von 6 auf 7,50 US-Dollar pro Person und Monat, ein Plus von 25 Prozent. Microsoft 365 Business Standard steigt von 12,50 auf 14 US-Dollar, ein Plus von 12 Prozent. Bei den Enterprise-Plänen steigt Office 365 E3, Microsoft 365 E3 und E5 ebenfalls, die genauen Euro-Beträge hängen vom Wechselkurs zum Zeitpunkt der Verlängerung ab.
Nicht betroffen von der Microsoft 365 Preiserhöhung Juli 2026 sind zwei Pläne, die für viele mittelständische Unternehmen strategisch interessant werden: Microsoft 365 Business Premium bleibt beim aktuellen Preis. Office 365 E1 bleibt ebenfalls unverändert.
Microsoft Lizenzkosten sparen: 6 Maßnahmen im Detail
Die folgenden sechs Maßnahmen sind unabhängig voneinander anwendbar. Je mehr Sie umsetzen, desto stärker ist die Wirkung. Alle lassen sich bis Ende Juni abschließen.
Maßnahme 1: Verlängerungstermin prüfen und vorziehen
Der einfachste Hebel ist ein Blick in den eigenen Vertrag. Wann verlängert sich Ihr Microsoft 365-Abonnement? Wenn Ihr aktueller Vertrag zwischen August 2026 und Ende 2026 ausläuft, greifen die neuen Preise bei der nächsten Verlängerung automatisch. Wenn Sie die Verlängerung hingegen noch vor dem 1. Juli auf den Weg bringen, zahlen Sie ein weiteres volles Jahr zu den alten Konditionen.
Das klingt nach einem kleinen Trick, ist aber eine legitime und von Microsoft auch so kommunizierte Möglichkeit für Bestandskunden. Wer über einen CSP-Partner läuft, sollte dort direkt anfragen, ob eine vorgezogene Verlängerung möglich ist. Wer direkt bei Microsoft bucht, findet die Vertragslaufzeiten im Microsoft 365 Admin Center unter „Abonnements“. Der mögliche Einspareffekt: bei 50 Business-Standard-Lizenzen rund 900 Euro über ein weiteres Jahr zum bisherigen Preis.
Maßnahme 2: Lizenzanzahl bereinigen
Viele Unternehmen zahlen mehr Lizenzen als sie aktiv nutzen. Das entsteht durch Personalwechsel, bei denen Lizenzen nicht zurückgegeben werden. Durch Projektphasen, bei denen temporäre Zugänge dauerhaft bestehen bleiben. Durch Abteilungsumstrukturierungen, nach denen niemand mehr genau weiß, wer eigentlich was braucht. Und manchmal einfach durch den Einstieg mit einem pauschalen Lizenzblock.
Vor der nächsten Verlängerung lohnt sich eine saubere Bestandsaufnahme: Wie viele Lizenzen sind aktiv zugewiesen? Wie viele davon werden im Admin Center als aktiv genutzt ausgewiesen? Microsoft stellt im Admin Center unter „Nutzungsberichte“ eine Übersicht bereit, die für jede App zeigt, wie viele Lizenzen tatsächlich genutzt wurden. Eine Analyse von auch nur zehn ungenutzten Business-Standard-Lizenzen ergibt bei vorgezogener Kündigung eine Einsparung von über 1.600 Euro im Jahr und das ohne Funktionsverlust.
Maßnahme 3: Doppellizenzen aufdecken
Ab Juli 2026 enthält Microsoft mehr Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen standardmäßig in den Suiten. Konkret werden in Office 365 E3 und Microsoft 365 E3 die Funktionen von Defender for Office 365 Plan 1 integriert. In E3 und E5 kommen erweiterte Intune-Funktionen hinzu. Das bedeutet: Wer diese Funktionen bisher als separate Add-ons lizenziert hat, zahlt ab Juli unter Umständen doppelt.
Das Microsoft 365 Lizenz optimieren klingt nach IT-Arbeit, hat aber direkte Budgetwirkung. Ein typisches Beispiel: Ein mittelständisches Unternehmen hat E3-Lizenzen plus separate Defender-Add-ons. Ab Juli ist Defender for Office 365 P1 in E3 enthalten. Die Add-on-Lizenzen werden damit zur Doppelzahlung. Wer das vor der Verlängerung erkennt und die Add-ons herauslöst, spart pro Person den Add-on-Betrag, bei 30 Personen und einem typischen Defender-Plan können das mehrere Hundert Euro monatlich sein. Lassen Sie einen Spezialisten über Ihre aktuelle Lizenzkombination schauen, bevor Sie verlängern. Das ist oft die Maßnahme mit der schnellsten Wirkung.
Maßnahme 4: Upgrade auf Business Premium prüfen
Das klingt paradox: Um Microsoft Lizenzkosten sparen zu können, ein teureres Paket kaufen? In manchen Fällen ist das aber tatsächlich die wirtschaftlichste Entscheidung. Hier ist die Logik.
Microsoft 365 Business Premium kostet aktuell rund 22 Euro pro Person und Monat und ist von der Preiserhöhung ausgenommen. Business Standard kostet nach dem 1. Juli rund 14 US-Dollar, in Euro entsprechend mehr. Der preisliche Abstand zwischen beiden Plänen verringert sich damit deutlich. Gleichzeitig enthält Business Premium erheblich mehr: vollständige Intune-Geräteverwaltung, Azure AD Premium, Microsoft Defender for Business, erweiterten Datenschutz. Wer diese Funktionen bisher über separate Drittanbieter-Tools abgedeckt hat, also zum Beispiel eine externe Endpoint-Protection oder ein separates MDM-System, zahlt unter Umständen für Business Standard plus Add-ons mehr als für Business Premium allein.
Die Rechnung ist individuell. Microsoft 365 Business Premium Kosten lassen sich nur sinnvoll beurteilen, wenn man alle bisherigen Ausgaben für Sicherheits- und Verwaltungstools gegenüberstellt. Das ist genau die Analyse, die sich in einem kurzen Gespräch mit einem auf Microsoft spezialisiertem Berater klären lässt.
Maßnahme 5: Dreijahresvertrag erwägen
Wer ohnehin plant, die nächsten Jahre mit Microsoft 365 zu arbeiten, und den aktuellen Plan-Mix als passend bewertet, hat eine weitere Option: den Dreijahresvertrag. Dreijahresverträge fixieren den Preis für die gesamte Laufzeit. Wer jetzt zu den bisherigen Konditionen auf drei Jahre abschließt, zahlt den alten Preis bis 2029, ohne spätere Preiserhöhungen fürchten zu müssen.
Die Lizenzstrategie im Mittelstand sollte dabei realistisch sein. Dreijahresverträge sind nur dann sinnvoll, wenn die Mitarbeitendenanzahl stabil ist oder absehbar wächst, der aktuelle Plan-Mix passt und keine grundlegende Umstrukturierung der Microsoft-Nutzung geplant ist. Wer in den nächsten Jahren auf neue Suiten oder Copilot umstellen will, sollte das vorher einkalkulieren. Die Planungssicherheit durch einen Dreijahresvertrag hat einen Preis in Flexibilität. Das ist keine schlechte Entscheidung, aber eine, die bewusst getroffen werden sollte.
Maßnahme 6: Copilot-Aktionspreise vor dem Stichtag sichern
Der 30. Juni 2026 ist nicht nur das Ende des Preisfensters für die Basispläne. Gleichzeitig laufen an diesem Tag auch alle aktuellen Microsoft-Copilot-Aktionspreise aus. Wer Copilot für Microsoft 365 einführen möchte oder plant, sollte diese Frist kennen.
Für Unternehmen bis 300 Nutzer bietet Microsoft aktuell 15 Prozent Rabatt auf das Copilot-Business-Add-on. Das bedeutet: statt 18,20 Euro zahlen berechtigte Unternehmen 15,60 Euro pro Person und Monat. Für Neukunden gibt es Bundles mit noch deutlicheren Rabatten: 35 Prozent auf das Paket Business Standard plus Copilot Business, 25 Prozent auf Business Premium plus Copilot Business. Alle Promotionen laufen am 30. Juni 2026 aus. Wer danach bucht, zahlt den vollen Preis.
Das ist kein Grund, Copilot überstürzt einzuführen. Aber es ist ein sehr guter Grund, die eigene Copilot-Entscheidung jetzt zu treffen statt im Herbst. Wenn Sie noch nicht wissen, ob Copilot für Ihr Unternehmen sinnvoll ist, können wir das in einem kurzen Gespräch einordnen. Mehr als 150 Copilot-Einführungen haben wir begleitet, darunter viele Mittelständler, die genau diese Frage zu Beginn hatten. Unser Webinar zu Copilot für Microsoft 365 gibt einen ersten konkreten Eindruck, was möglich ist.
Wie ein strukturierter Lizenzcheck in der Praxis aussieht
Viele Unternehmen wissen gar nicht genau, was sie aktuell lizenziert haben und warum. Das ist kein Vorwurf, sondern der Normalfall. Microsoft 365-Lizenzen werden eingeführt, angepasst, ergänzt und niemand hat danach die vollständige Übersicht behalten. Spätestens vor einer Verlängerung oder der Preiserhöhung lohnt es sich, das zu ändern.
Ein strukturierter Microsoft 365 Lizenzcheck umfasst vier Punkte:
- Welche Lizenzen laufen, zu welchem Preis und wann verlängern sie sich?
- Wie viele davon werden aktiv genutzt, gemäß Nutzungsbericht im Admin Center?
- Gibt es Add-ons oder Drittanbieter-Tools, deren Funktion ab Juli bereits in den Standardplänen enthalten ist?
- Passt der aktuelle Plan-Mix zur tatsächlichen Nutzung und zu den nächsten 12 bis 24 Monaten?
Das klingt nach einem halben Tag Arbeit. Bei 30 bis 100 Mitarbeitenden ist es das auch. Bei größeren Umgebungen oder komplexeren Lizenzstrukturen mit mehreren Plänen und Add-ons kann es mehr sein. Der Aufwand lohnt sich: In der Beratungspraxis finden sich in fast jeder Umgebung zwischen einer und fünf Lizenzen pro Kopf, die gekündigt oder getauscht werden können, ohne dass jemand etwas vermisst.
Wenn Sie diese Analyse nicht selbst vornehmen möchten oder die Zeit dafür nicht haben, unterstützen wir Sie dabei. Im Rahmen unseres Leistungsangebots führen wir solche Lizenzchecks durch, mit klarer Empfehlung, was vor dem 1. Juli zu tun ist und was warten kann. Die Zeit bis Ende Juni ist knapp, aber noch ausreichend für eine fundierte Entscheidung.
Häufig gestellte Fragen
Gilt die Microsoft 365 Preiserhöhung auch für laufende Verträge?
Nein. Bestehende Jahresabonnements werden bis zum Ende ihrer aktuellen Vertragslaufzeit zu den bisherigen Konditionen weitergeführt. Die neuen Preise greifen erst, wenn das Abonnement nach dem 1. Juli 2026 verlängert oder neu abgeschlossen wird. Monatlich kündbare Abonnements sind früher betroffen: Hier greift die Preisanpassung bereits ab dem nächsten Abrechnungsdatum nach dem 1. Juli.
Welche Pläne sind nicht von der Preiserhöhung betroffen?
Microsoft 365 Business Premium und Office 365 E1 sind aktuell nicht von der Preiserhöhung betroffen. Das macht Business Premium strategisch attraktiver als bisher, weil der preisliche Abstand zu Business Standard kleiner wird. Für Unternehmen, die sicherheitssensible Branchen bedienen oder Geräteverwaltung benötigen, kann ein Upgrade auf Business Premium wirtschaftlicher sein als die Verlängerung des Standard-Plans zu neuen Preisen.
Was passiert, wenn ich jetzt gar nichts tue?
Wenn Ihr Vertrag vor dem 1. Juli 2026 ausläuft und Sie keine Anpassungen vornehmen, verlängert er sich automatisch zu den neuen, höheren Preisen. Sie verpassen zudem die aktuell laufenden Copilot-Aktionspreise, die ebenfalls am 30. Juni enden. Das ist keine Katastrophe, aber es ist vermeidbarer Mehraufwand. In den meisten Fällen reicht ein Termin mit Ihrem CSP-Partner oder Microsoft-Berater, um alle wesentlichen Entscheidungen in weniger als einer Stunde zu treffen.
Lohnt sich Microsoft Lizenzkosten sparen durch einen Wechsel auf einen günstigeren Plan?
Das hängt von der tatsächlichen Nutzung ab. Wer Business Standard hat, aber nur E-Mail und Teams nutzt, zahlt für Funktionen, die niemand braucht. Ein Wechsel auf Business Basic könnte hier Kosten senken. Andersherum gilt: Wer sicherheitstechnisch mehr braucht, als Standard bietet, und das bisher über teure Add-ons abdeckt, fährt mit Business Premium günstiger. Die Entscheidung sollte auf einer Nutzungsanalyse basieren, nicht auf dem Listenpreis allein.
Wie hoch ist die Einsparung eines Lizenzchecks in der Praxis?
Das variiert stark je nach Unternehmensgröße und bisheriger Lizenzstruktur. In mittelständischen Unternehmen mit 30 bis 150 Mitarbeitenden finden sich häufig Einsparungspotenziale zwischen 10 und 25 Prozent der aktuellen Lizenzkosten, durch Kündigung ungenutzter Seats, Wegfall redundanter Add-ons oder einen günstigeren Plan-Mix. Bei einer durchschnittlichen Lizenzkostenbasis von zum Beispiel 3.000 Euro monatlich entspricht das 300 bis 750 Euro pro Monat, also 3.600 bis 9.000 Euro pro Jahr.
Noch ca. 5 Wochen bis zum 1. Juli 2026.
Das Zeitfenster für die meisten Maßnahmen schließt sich. Wer jetzt handelt, kann die Preiserhöhung für ein weiteres Jahr abfedern, aktuelle Copilot-Aktionspreise mitnehmen und sein Lizenzportfolio so aufstellen, dass es zum tatsächlichen Bedarf passt. Wer bis nach dem Sommer wartet, zahlt die neuen Preise, ohne die Vorteile mitgenommen zu haben.
Wenn Sie wissen möchten, was in Ihrer konkreten Situation die sinnvollsten Schritte sind und welchen Spielraum Ihre aktuelle Vertragsstruktur bietet, sprechen Sie mit uns. In einem kurzen Erstgespräch schauen wir uns Ihre Lizenzlandschaft an und geben Ihnen eine klare Handlungsempfehlung für die nächsten Wochen.