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Als produzierendes Unternehmen mithilfe von Copilot zu deutlich mehr Effizienz, indem interne Prozesse in Wochen statt Monaten digitalisiert werden.
Als produzierendes Unternehmen mithilfe von Copilot zu deutlich mehr Effizienz, indem interne Prozesse in Wochen statt Monaten digitalisiert werden.
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Mehr InformationenPhilipp Ruf
Geschäftsführender Gesellschafter
RUF Fassadentechnik GmbH & Co. KG
Philipp Ruf
Geschäftsführender Gesellschafter
RUF Fassadentechnik GmbH & Co. KG
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Mehr InformationenPhilipp Ruf
Geschäftsführender Gesellschafter
RUF Fassadentechnik GmbH & Co. KG
Ausgangssituation
Die RUF Fassadentechnik GmbH & Co. KG ist ein traditionsreiches Fassadenbauunternehmen mit fast 77 Jahren Unternehmensgeschichte. Als langjähriger Partner von Schüco ist das Unternehmen spezialisiert auf Fassaden, Fenster, Türen, Brandschutz und individuelle Sonderkonstruktionen aus Aluminium.
Der Arbeitsalltag war geprägt von sehr individuellen Projekten, komplexen Anfragen und vielen spezialisierten Prozessen. Gleichzeitig war RUF Fassadentechnik vor der Zusammenarbeit mit digitalhoch4 nicht vollständig auf Microsoft 365 ausgerichtet. Viele Abläufe liefen über bestehende Systeme, gewachsene Strukturen und individuelle Arbeitsweisen.
Microsoft Copilot war zwar bereits ein Thema, wurde aber zunächst eher als begrenztes Werkzeug wahrgenommen. Etwa zum Zusammenfassen von E-Mails oder Meetings. Das volle Potenzial für Geschäftsführung, Projektarbeit, Kalkulation, Kommunikation und Prozessoptimierung war noch nicht sichtbar.
Herausforderungen:
Zeitintensive Routinen, gewachsene Ordner- und E-Mail-Strukturen, viele manuelle Arbeitsschritte und fehlende Klarheit darüber, wie Künstliche Intelligenz konkret im Unternehmen eingesetzt werden kann.
Hinzu kamen komplexe technische Prozesse, individuelle Projektanforderungen und die Herausforderung, Mitarbeitende nicht nur theoretisch mit KI vertraut zu machen, sondern echte Anwendungsfälle aus dem Arbeitsalltag zu entwickeln.
Lösung
Gemeinsam mit digitalhoch4 startete RUF Fassadentechnik mit dem Begleitprogramm „Von Null auf Copilot“. Zunächst wurden ausgewählte Mitarbeitende geschult, um die Möglichkeiten von Microsoft 365 Copilot praxisnah kennenzulernen und direkt im eigenen Arbeitsalltag zu testen.
Im Fokus standen nicht generische KI-Anwendungen, sondern konkrete Use Cases aus dem Unternehmen: Tagesplanung, E-Mail-Organisation, Liquiditätsübersichten, Projektanalysen, Leistungsverzeichnis (LV)-Auswertungen, Prozessdigitalisierung, Meeting-Zusammenfassungen und Automatisierungsideen.
Durch die Kombination aus Lernvideos, konkreten Beispielen, Expertensprechstunden und direkter Unterstützung durch die Ansprechpartner bei digitalhoch4 entwickelte sich Schritt für Schritt eine neue Arbeitsweise. Bestehende Abläufe wurden hinterfragt, Microsoft-Tools intensiver genutzt und KI wurde nicht als Zusatzaufgabe verstanden, sondern als wertschöpfender und zeitsparender Begleiter im Tagesgeschäft.
Nach den ersten Erfolgen entschied sich RUF Fassadentechnik, weitere Mitarbeitende in das Programm aufzunehmen, um das Wissen breiter im Unternehmen zu verankern und neue Multiplikatoren aufzubauen.
Ergebnis
- Mehr als 1 Stunde Zeitersparnis pro Tag: Philipp Ruf und viele seiner Mitarbeitenden sparen bereits nach wenigen Wochen täglich spürbar Zeit. Unter anderem durch strukturierte Tagesplanung, automatisierte Routinen und effizientere Kommunikation.
- Deutlich schnellere Leistungsverzeichnis (LV)-Auswertungen: Aufgaben, die zuvor 30 bis 60 Minuten dauerten, können mit KI-Unterstützung teilweise in 1 bis 3 Minuten analysiert werden.
- Neue Denkweise im Arbeitsalltag: KI wird nicht nur für einzelne Aufgaben genutzt, sondern als Impulsgeber für Prozesse, Kommunikation, Planung und Unternehmensentwicklung.
- Mehr Struktur in E-Mail- und Meeting-Prozessen: Postfachorganisation, Meeting-Notizen, Tageszusammenfassungen und Aufgabenableitungen wurden deutlich vereinfacht.
- Schnellere Digitalisierung interner Abläufe: Der Rechnungsprüfungsprozess wurde innerhalb weniger Wochen auf einen digitalen Ablauf umgestellt. Ein Thema, das zuvor als riesige Hürde wahrgenommen wurde.
- Stärkerer Wissensaufbau im Unternehmen: Mitarbeitende entwickeln eigene KI-Anwendungsfälle, testen neue Möglichkeiten und übertragen das Gelernte aktiv auf ihre tägliche Arbeit.
Copilot macht den Unterschied im Arbeitsalltag
Copilot macht den Unterschied im Arbeitsalltag
Wulf Maier
Bereichsleiter / Training & Onboarding Specialist DACH bei Cyncly
Wulf Maier
Bereichsleiter / Training & Onboarding Specialist DACH bei Cyncly
Wulf Maier
Bereichsleiter / Training & Onboarding Specialist DACH bei Cyncly
Ausgangssituation
Cyncly ist ein international tätiges Softwareunternehmen. Wulf Maier verantwortet im DACH-Bereich Training und Onboarding und bringt dabei eine besondere Perspektive mit: Ein Arbeitsalltag, der heute stark von Planung, Struktur, Abstimmung und internationaler Zusammenarbeit geprägt ist und in dem Schulungen generell eine zentrale Rolle spielen..
Eine Herausforderung lag beispielhaft in der Schulungsplanung über Länder- und Regionengrenzen hinweg. Über Jahre wurden unterschiedliche Excel-Strukturen parallel geführt: In Nordeuropa wurde die Planung monatlich aufgebaut, in Zentraleuropa jährlich. Beide Strukturen hatten sich historisch entwickelt, waren aber nicht einheitlich, schwer vergleichbar und boten keinen gemeinsamen Gesamtüberblick.
Gleichzeitig wollte Wulf Maier Microsoft 365 Copilot nicht nur oberflächlich nutzen, sondern verstehen, wie sich Copilot konkret in seinen Führungs-, Planungs- und Organisationsaufgaben anwenden lässt.
Herausforderungen:
Gewachsene Strukturen, unterschiedliche Arbeitsweisen zwischen Regionen und fehlende Transparenz in der gemeinsamen Schulungsplanung.
Hinzu kam die Herausforderung, KI nicht nur für einfache Aufgaben einzusetzen, sondern Prompts so zu entwickeln, dass die Ergebnisse nachvollziehbar, begründet und im Team direkt verwendbar sind.
Lösung
Im Rahmen des „Von Null auf Copilot“-Programms lernte Wulf Maier, Microsoft 365 Copilot gezielt für seine konkreten Arbeitsprozesse einzusetzen. Besonders wertvoll waren dabei die Expertensprechstunden, in denen eigene Anwendungsfälle besprochen, Prompts verbessert und Ergebnisse gemeinsam reflektiert wurden.
Für die länder- und regionenübergreifende Schulungsplanung entwickelte Wulf Maier mithilfe von Copilot einen Prompt, mit dem die bestehenden Excel-Strukturen in ein einheitliches Format überführt wurden. Dabei ging es nicht nur um das reine Zusammenführen von Daten, sondern auch um die Qualität der Struktur: Die KI sollte Formatierungsentscheidungen erklären, Vor- und Nachteile aufzeigen und Optimierungshinweise liefern.
Die Schulungsplanung war dabei der erste besonders schnelle und große Erfolg. Darüber hinaus nutzte Wulf Maier die Impulse aus dem Programm, um auch an weiteren Stellen Prozessverbesserungen anzustoßen, Microsoft Planner stärker als Führungsinstrument einzusetzen und Power Automate zur perspektivischen Automatisierung von Geschäftsprozessen zu nutzen.
Ergebnis
- Einheitlicher Standard für die Schulungsplanung: Über Jahre parallel geführte Excel-Strukturen wurden in ein gemeinsames Format überführt, das sofort von allen Beteiligten akzeptiert wurde.
- Bessere Zusammenarbeit über Regionen hinweg: Nordeuropa und Zentraleuropa arbeiten nun mit einer einheitlichen Struktur, statt unterschiedliche Planungslogiken parallel zu pflegen.
- Höhere Qualität durch bessere Prompts: Durch die Expertensprechstunden wurden Prompts so weiterentwickelt, dass nicht nur Ergebnisse entstehen, sondern auch Begründungen, Vor- und Nachteile sowie Optimierungsmöglichkeiten sichtbar werden.
- Spürbarer Praxisnutzen im Arbeitsalltag: Copilot wird nicht als theoretisches KI-Tool genutzt, sondern konkret für Planung, Organisation, Strukturierung und Führungsaufgaben eingesetzt.
- Weitere Prozessverbesserungen angestoßen: Die einheitliche Schulungsplanung ist ein Beispiel mit besonders schnellem und großem Erfolg – weitere Verbesserungen in anderen Bereichen wurden bereits durchgeführt und werden folgen.
- Starke interne Weiterempfehlung: Die Begeisterung für den praktischen Nutzen ist so groß, dass Wulf Maier das Programm intern bereits über 20 Mal weiterempfohlen hat.
Mehr als 50% Zeitersparnis
Effektive Zeitersparnis
Tim Rau
Geschäftsführer RAU | CONSULTANTS GmbH
Tim Rau
Geschäftsführer RAU | CONSULTANTS GmbH
Tim Rau
Geschäftsführer RAU | CONSULTANTS GmbH
Ausgangssituation
Herausforderungen:
Lösung
Ergebnis
- Mehr als 50 % Zeitersparnis: Erstellung eines Kandidatenprofils nun in 30–45 Minuten statt bis zu 2 Stunden.
- Qualitätssteigerung: Einheitliche, strukturierte Profile – weniger Fehler, klarere Darstellung.
- Höhere Zufriedenheit: Mitarbeitende empfinden KI als Entlastung, nicht als Bedrohung.
- Wettbewerbsvorteil: Schnelleres Matching, bessere Kommunikation, modernere Außenwirkung.
Digitale Prozesse als Erfolgsfaktor
Digitale Prozesse
Zufriedene Kunden und spürbar weniger Stress.
Der Erfolgsfaktor für weniger Stress.
Lukas Dunkel
Lukas Dunkel
Geschäftsführer bonOffice GmbH
Lukas Dunkel
Geschäftsführer bonOffice GmbH
Ausgangssituation
Herausforderungen:
Lösung
- die Einführung von Microsoft 365 mit strukturierter Datei- und Aufgabenorganisation,
- der Aufbau automatisierter Workflows mit Power Automate,
- eine maßgeschneiderte Außendienst-App, um Serviceaufträge digital zu erfassen,
- sowie die Optimierung der Website und die Integration eines YouTube-Kanals, um Sichtbarkeit und Kundenzufriedenheit zu steigern.
Ergebnis
- Mehr Kundenanfragen: Durch Website-Optimierung und digitalen Vertriebskanal konnten deutlich mehr Anfragen generiert werden.
- Bessere Prozesse: Außendienst und Innendienst arbeiten heute synchron über automatisierte Abläufe.
- Schnellerer Service: Gewerbekunden erhalten Antworten und Angebote spürbar schneller.
- Mehr Handlungssicherheit: Automatisierte Kampagnen und strukturierte Daten verringern Fehler und steigern den Erfolg im Marketing.
- Nachhaltiger Wissensaufbau: Mitarbeitende nutzen digitale Tools aktiv, statt sie zu meiden.
Täglich bis zu 45 Minuten gespart
Täglich 45 min einsparen
Deine Business Assistenz bei Anruf
Anja Dettmann
Deine Business Assistenz bei Anruf
Ausgangssituation
Herausforderungen:
Lösung
Ergebnis
- Tägliche Zeitersparnis von bis zu 45 Minuten durch Automatisierung von Routineaufgaben.
- Deutlich effizientere Kommunikation: E-Mails, Angebote und Berichte entstehen schneller und präziser.
- Weniger Fehler & Nacharbeit durch strukturierte Prompts und konsistente Textvorschläge.
- Höhere Flexibilität im Arbeitsalltag: Copilot übernimmt Routine, sodass Raum für Strategie und Kundendialog bleibt.
- Nachhaltige Entlastung: KI wird als echte Unterstützung wahrgenommen, nicht als zusätzliches Tool.
Das sagen weitere Geschäftsführer
Weitere Erfolgsprojekte
über die Zusammenarbeit mit digitalhoch4
Geschäftsführerstimmen
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Ursula Wienken
Geschäftsführerin
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Tim Rau
Geschäftsführer
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Lukas Dunkel
Geschäftsführer
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Geschäftsführer
Tim Rau
Geschäftsführer
Tim Rau
Geschäftsführer
Lukas Dunkel
Geschäftsführer
Ursula Wienken
Geschäftsführerin